По датам
Введите даты для поиска:
Полезное
Выборки
Типы документов
Распоряжение Администрации Костромской области от 31.12.2014 N 294-ра "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области"
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 декабря 2014 г. № 294-ра
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях реализации Закона Костромской области от 11 января 2007 года № 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области", постановления администрации Костромской области от 27 июня 2013 года № 256-а "Об оценке регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области", постановления губернатора Костромской области от 5 декабря 2012 года № 277 "О регламенте администрации Костромской области", распоряжения губернатора Костромской области от 25 января 2011 года № 65-р "Об утверждении Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области", совершенствования делопроизводства в администрации Костромской области:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Костромской области (далее - инструкция).
2. Исполнительным органам государственной власти Костромской области, структурным подразделениям администрации Костромской области при работе с документами руководствоваться инструкцией, указанной в пункте 1 настоящего распоряжения.
3. Признать утратившим силу распоряжение администрации Костромской области от 16 июня 2009 года № 180-ра "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации Костромской области.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.
Губернатор
Костромской области
С.СИТНИКОВ
Утверждена
распоряжением
администрации
Костромской области
от 31 декабря 2014 г. № 294-ра
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Костромской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Костромской области (далее - Аппарат).
Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции является:
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных",
Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления",
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера",
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти",
Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота",
Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов",
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации",
Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года № 1185-ст "Об утверждении национального стандарта",
Устав Костромской области,
Закон Костромской области от 11 января 2007 года № 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 18 июня 2007 года № 132-а "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 26 ноября 2009 года № 386-а "О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов губернатора Костромской области и администрации Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 9 апреля 2007 года № 77-а "Об утверждении Положений о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве администрации Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 27 июня 2013 года № 265-а "Об оценке регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области" (далее - постановление № 265-а),
постановление администрации Костромской области от 14 сентября 2012 года № 366-а "Об уполномоченном исполнительном органе государственной власти Костромской области по оценке регулирующего воздействия",
постановление губернатора Костромской области от 13 апреля 2006 года № 322 "Об администрации Костромской области" (далее - постановление № 322),
постановление губернатора Костромской области от 9 июля 2012 года № 155 "Об Экспертном совете администрации Костромской области" (далее - постановление № 155),
постановление губернатора Костромской области от 5 декабря 2012 года № 277 "О Регламенте администрации Костромской области" (далее - Регламент администрации области),
постановление губернатора Костромской области от 30 июля 2012 года № 164 "О коллегии при губернаторе Костромской области" (далее - постановление № 164),
постановление губернатора Костромской области от 16 июля 2012 года № 157 "Об аппарате администрации Костромской области",
постановление губернатора Костромской области от 20 января 2014 года № 4 "Об утверждении порядка размещения на официальном сайте администрации Костромской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" проектов нормативных правовых актов Костромской области, подлежащих общественному обсуждению",
распоряжение губернатора Костромской области от 25 января 2011 года № 65-р "Об утверждении Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области" (далее - распоряжение № 65-р),
распоряжение губернатора Костромской области от 11 марта 2013 года № 156-р "О распределении обязанностей между первыми заместителями губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области" (далее - распоряжение № 156-р).
3. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на основе программного обеспечения Company Media (далее - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов, в соответствии с распоряжением № 65-р.
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата (далее - подразделения Аппарата) возлагается на их руководителей.
5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области (далее - управление делопроизводства).
6. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
7. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений Аппарата обязаны передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения Аппарата.
При увольнении либо переходе на другое место службы передача документов сотруднику, ответственному за делопроизводство, осуществляется по акту.
10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения Аппарата. По распоряжению руководителя подразделения Аппарата проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель Аппарата.
11. Поступившие на рассмотрение в Аппарат документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном настоящей Инструкцией порядке относятся к документам, содержащим служебную информацию.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Аппарата.
12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке информационно-аналитическим управлением Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя Аппарата.
14. Сотрудники подразделений Аппарата несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях Аппарата определяется правовым актом администрации Костромской области.
Глава 2. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
17. Правовыми актами губернатора Костромской области являются постановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее - правовые акты).
Правовыми актами администрации Костромской области являются постановления и распоряжения администрации Костромской области (далее - правовые акты).
Правовые акты принимаются губернатором Костромской области (далее - губернатор области) и администрацией Костромской области (далее - администрация области) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и нормативных правовых актов Костромской области.
18. Подготовка проектов правовых актов осуществляется исполнительными органами государственной власти Костромской области, подразделениями Аппарата, отвечающими за соответствующее направление деятельности, иными органами и организациями. Руководители указанных органов (организаций) несут персональную ответственность за качество и своевременность подготовки документов (далее - ответственный исполнитель).
Подготовка и оформление проектов правовых актов производится в соответствии с Регламентом администрации области, распоряжением № 65-р и Правилами оформления проектов правовых актов губернатора Костромской области, администрации Костромской области, изложенными в приложении № 1 к настоящей Инструкции.
19. В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации по запросу правового управления администрации области (далее - правовое управление) или управления делопроизводства исполнителем, непосредственно разработавшим проект правового акта (далее - исполнитель), представляются копии учредительных документов этой организации.
20. Если в связи с принятием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами равной юридической силы, то в проект правового акта необходимо включить правовые нормы о прекращении, изменении таких правоотношений.
Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты либо принятие нового правового акта, эти изменения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного правового акта.
21. Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, указа Президента Российской Федерации или постановления Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, указ Президента Российской Федерации или постановление Правительства Российской Федерации.
22. К каждому проекту правового акта исполнитель оформляет лист согласования согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции, который печатается на оборотной стороне первого листа проекта правового акта, и по форме согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции оформляет лист движения проекта правового акта (кроме проектов правовых актов по кадровым вопросам и вопросам награждения) в соответствии с листом согласования. Лист согласования может иметь продолжение и оформляется на прилагаемом дополнительно к проекту правового акта листе с грифом "Продолжение листа согласования проекта... (указывается заголовок проекта правового акта)".
23. Проект правового акта (кроме проектов правовых актов по кадровым вопросам, вопросам награждения, проектов правовых актов, утверждающих административные регламенты предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций, и проектов правовых актов по внесению изменений в такие правовые акты) визируется:
исполнителем,
сотрудником исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, разработавшего проект правового акта, проводившим юридическую экспертизу проекта правового акта,
ответственным исполнителем
и подлежит согласованию следующими должностными лицами в следующем порядке:
1) руководителями заинтересованных исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата - по вопросам, отнесенным к компетенции указанных органов и подразделений;
2) руководителями органов и организаций, если в проекте правового акта содержатся положения, нормы, поручения и рекомендации, касающиеся этих органов и организаций. Если проект правового акта содержит положение, норму, поручение или рекомендацию, касающиеся всех органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, он визируется заместителем губернатора области, курирующим вопросы взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований Костромской области;
3) начальником правового управления;
4) заместителем губернатора области, курирующим соответствующие направления деятельности;
5) статс-секретарем - заместителем губернатора области;
6) начальником управления делопроизводства;
7) руководителем Аппарата.
При необходимости может быть проведено дополнительное, повторное согласование проекта правового акта. Состав органов и организаций, с которыми требуются дополнительные, повторные согласования, определяется губернатором области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, правовым управлением, управлением делопроизводства или исполнителем.
24. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и вопросам награждения, проекты правовых актов по внесению изменений в них подлежат согласованию с должностными лицами, указанными в подпунктах 3-7 пункта 23 настоящей Инструкции, и управляющим делами администрации области.
Проекты правовых актов, утверждающих административные регламенты предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций (далее - административные регламенты), а также проекты правовых актов о внесении изменений в административные регламенты подлежат согласованию с должностными лицами, указанными в подпунктах 1, 2, 4-7 пункта 23 настоящей Инструкции, и управлением информатизации и связи администрации Костромской области, которое проводит антикоррупционную экспертизу указанных проектов, дает оценку их соответствия федеральному и областному законодательству, а также соблюдения правил юридической техники.
25. Согласование проектов правовых актов оформляется визой руководителя органа или организации, должностного лица, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату.
В процессе согласования проекта правового акта исполнитель отвечает за своевременное заполнение листа движения согласовывающими органами, организациями и должностными лицами.
Представление проекта правового акта на согласование осуществляется путем его последовательного представления лицам, перечисленным в пункте 23 настоящей Инструкции.
При наличии большого количества согласующих, перечисленных в подпунктах 1 и 2 пункта 23 настоящей Инструкции, допускается одновременная рассылка копий проекта правового акта указанным согласующим. На основании полученных письменных ответов исполнитель в листе согласования оригинала проекта правового акта делает отметку "согласовано письмом" с указанием даты и номера письма с приложением подлинников писем. В листе движения проекта правового акта исполнитель делает отметки с указанием фактических сроков согласования, проставляя дату и подпись.
26. При наличии замечаний к проекту правового акта в листе согласования в графе "Примечание" делается запись "С замечаниями".
Отказ в визировании не допускается.
27. При наличии разногласий по проекту правового акта ответственный исполнитель обеспечивает его обсуждение под руководством курирующего заместителя губернатора области с представителями органов государственной власти, подразделений Аппарата, организаций, внесших замечания по проекту правового акта, с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект правового акта, имеющий неурегулированные разногласия, выносится на рассмотрение администрации области вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями.
Протокол согласительного совещания оформляется в соответствии с приложением № 4 к настоящей Инструкции.
28. После согласования с должностными лицами, указанными в подпунктах 1-2 пункта 23 настоящей Инструкции, проект правового акта (кроме проектов правовых актов, указанных в пункте 24 настоящей Инструкции) с подлинниками замечаний и первоначальной редакцией проекта правового акта направляется в правовое управление, которое в срок, предусмотренный пунктом 62 Регламента администрации области, проводит антикоррупционную экспертизу проекта правового акта, дает оценку проекта правового акта на предмет его соответствия федеральному и областному законодательству, а также соблюдения правил юридической техники, если иное не установлено правовыми актами Костромской области.
29. Проекты правовых актов, содержащие положения, противоречащие действующему законодательству, возвращаются представившему их исполнительному органу государственной власти Костромской области, подразделению Аппарата с заключением правового управления.
Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию ответственным исполнителем и повторному согласованию с лицами, указанными в подпунктах 1 и 2 пункта 23 настоящей Инструкции, в части, касающейся.
Если при доработке в проект правового акта внесены уточнения, не меняющие его существа, то повторного согласования с лицами, указанными в подпунктах 1 и 2 пункта 23 настоящей Инструкции, не требуется.
Доработанный проект правового акта визируется сотрудником правового управления, осуществившим антикоррупционную и правовую экспертизу (полистно), начальником отдела правового обеспечения правового управления и согласовывается начальником правового управления.
30. После согласования начальником правового управления проект нормативного правового акта проходит одну из следующих процедур:
1) оценку регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области (далее - ОРВ);
2) общественное обсуждение проектов нормативных правовых актов Костромской области (далее - общественное обсуждение);
3) обсуждение на секции Экспертного совета администрации Костромской области (далее - Экспертный совет).
31. В управление делопроизводства с проектом правового акта представляются:
1) листы согласований проекта правового акта;
2) пояснительная записка, отвечающая требованиям настоящей Инструкции и Регламента администрации области;
3) финансово-экономическое обоснование (при необходимости);
4) подлинники замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний, писем;
5) для проектов нормативных правовых актов:
при проведении ОРВ - документы по результатам проведения ОРВ, предусмотренные пунктом 28 Положения о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области, утвержденного постановлением 265-а (далее - Положение об ОРВ);
при проведении общественного обсуждения - сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений, поступивших в ходе общественного обсуждения проекта нормативного правового акта Костромской области, в соответствии с приложением № 7 к настоящей Инструкции и в случаях, не предусмотренных пунктом 6 Положения об ОРВ, - документы, предусмотренные пунктом 10 либо пунктом 9, подпунктами 1, 2 пункта 22 Положения об ОРВ;
при рассмотрении на секции Экспертного совета - копия протокола заседания Экспертного совета и в случаях, не предусмотренных пунктом 6 Положения об ОРВ, - документы, предусмотренные пунктом 10 либо пунктом 9, подпунктами 1, 2 пункта 22 Положения об ОРВ;
6) оформленный лист движения проекта правового акта;
7) служебная записка ответственного исполнителя на имя губернатора области о необходимости принятия проекта правового акта администрации области вне рамок заседания администрации области (при необходимости).
32. Документы, перечисленные в подпунктах 2-7 пункта 31 настоящей Инструкции, представляются исполнителем в бумажной и электронной версии со всеми предусмотренными настоящей Инструкцией визами и согласованиями.
33. Создание и редактирование проекта правового акта в электронной форме в СЭД осуществляется исполнителем (пользователем СЭД, создающим правовой акт).
34. Окончательная электронная версия проекта правового акта и сопровождающих его материалов, размещенная в СЭД исполнителем, должна быть идентична варианту на бумажном носителе, представленному в управление делопроизводства.
Ответственность за идентичность окончательной версии проекта правового акта, встроенной в СЭД, варианту на бумажном носителе несет исполнитель.
35. Началом исчисления срока согласования проекта правового акта управлением делопроизводства считается день представления в управление делопроизводства идентичных бумажной и электронной версии проекта правового акта и прилагаемых к нему материалов.
36. Электронная версия должна быть подготовлена средствами Microsoft Office либо аналогичного программного продукта, в том числе на базе свободного программного обеспечения, в формате *.rtf, *.doc, *.xls, шрифт Times New Roman, размер № 14.
В приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт размером не менее № 8.
37. Текст проекта правового акта хранится в электронной базе данных до выпуска правового акта, но не более одного года.
38. Представленный в протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) проект правового акта с документами, предусмотренными пунктом 31 настоящей Инструкции, проходит редакторскую обработку и проверку на соответствие требованиям настоящей Инструкции, проверку идентичности бумажной и электронной версий, оформляется на бланках установленного образца, визируется начальником управления делопроизводства и руководителем Аппарата и направляется статс-секретарю - заместителю губернатора области для подписания губернатором области или готовится для рассмотрения на заседании администрации области, за исключением правовых актов администрации области, планируемых к подписанию в рабочем порядке, представление которых к подписанию губернатору области осуществляется первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, координирующими соответствующее направление деятельности в соответствии с распределением обязанностей (далее - курирующие заместители губернатора области).
39. Проект правового акта, представленный в управление делопроизводства с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежит возврату исполнителю.
40. На заседание администрации области выносятся проекты постановлений и распоряжений администрации области, по поручению губернатора области - проекты законов Костромской области (далее - законопроекты).
41. В случае необходимости доработки или нецелесообразности принятия по результатам рассмотрения проекта правового акта губернатором области, администрацией области проект правового акта возвращается ответственному исполнителю.
42. Правовые акты администрации области, принятые на заседании администрации области, подписываются губернатором области.
43. При наличии замечаний или предложений к проекту правового акта, указанных на заседании администрации области, ответственный исполнитель обеспечивает их доработку в 10-дневный срок, если губернатором области не установлен иной срок.
44. Доработанный проект правового акта администрации области визируется членом администрации области, внесшим замечания и предложения, начальником правового управления, статс-секретарем-заместителем губернатора области и направляется в управление делопроизводства.
45. Проекты правовых актов губернатора области, а также доработанные с учетом замечаний или предложений проекты правовых актов администрации области, направляются управлением делопроизводства статс-секретарю - заместителю губернатора области для подписания губернатором области или на повторное рассмотрение на заседании администрации области.
46. Подписанный губернатором области правовой акт регистрируется управлением делопроизводства.
47. Правовые акты губернатора области регистрируются в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
48. Правовые акты администрации области регистрируются в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру постановлений через дефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются буквы "ра".
В СЭД ведутся журналы регистрации правовых актов, которые ежедневно распечатываются на бумажном носителе.
49. Рассылка правовых актов производится с помощью автоматической рассылки в СЭД в соответствии со списком рассылки, представленным исполнителем. При этом бумажная копия документа адресатам не направляется.
Организациям, указанным в списке рассылки, но не имеющим доступа к СЭД, направляется электронная копия правового акта.
В исключительных случаях организациям, указанным в списке рассылки, но не имеющим доступа к СЭД, направляется бумажная копия правового акта.
50. Копия правового акта заверяется круглой печатью управления делопроизводства "для документов". Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.
51. Независимо от списка рассылки электронные копии законов Костромской области, постановлений губернатора области, администрации области направляются протокольным отделом в органы государственной власти и иные организации согласно перечню и срокам, определенным пунктом 82 Регламента администрации области.
52. При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки кроме наименования организаций их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка правового акта по истечении 10 дней со дня его выпуска производится по письменной заявке ответственного исполнителя либо по указанию начальника управления делопроизводства, о чем делается пометка в списке рассылки.
Замена разосланного правового акта производится по указанию начальника управления делопроизводства.
53. Регистрация правовых актов осуществляется управлением делопроизводства в течение 3 рабочих дней со дня их подписания.
Рассылка правовых актов осуществляется управлением делопроизводства в сроки, установленные Регламентом администрации области.
54. Подлинники правовых актов и прилагаемые документы хранятся в управлении делопроизводства, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.
Глава 3. РАБОТА С ПРОЕКТАМИ ЗАКОНОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ,
ПОСТАНОВЛЕНИЙ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ, А ТАКЖЕ ПРИНЯТЫМИ
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМОЙ ЗАКОНАМИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
55. Законопроектная деятельность в администрации области осуществляется в соответствии с Регламентом администрации области.
56. Оформление законопроектов и проектов постановлений Костромской областной Думы (далее - постановления) осуществляется в соответствии с Правилами оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы, утвержденных постановлением Костромской областной Думы от 16 декабря 2008 года № 3512 "О правилах оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы".
57. Исполнителем в управление делопроизводства представляется текст законопроекта и прилагаемые к нему документы:
1) листы согласования законопроектов (проектов постановлений);
2) проект пояснительной записки, отвечающей требованиям настоящей инструкции и подпункта 2 пункта 91 Регламента администрации области;
3) финансово-экономическое обоснование в случаях, предусмотренных подпунктом 3 пункта 91 Регламента администрации области, отвечающее требованиям настоящей Инструкции;
4) подлинники замечаний, заключений, писем, протоколов согласительных совещаний, оформленных в соответствии с приложением № 4 к настоящей Инструкции;
5) перечень законодательных актов Костромской области, постановлений, постановлений губернатора области, иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению либо принятию;
6) проект сопроводительного письма в соответствии с приложением № 8 к настоящей Инструкции на цветном бланке губернатора области;
7) документы, предусмотренные подпунктом 5 пункта 31 настоящей Инструкции;
8) оформленный лист движения законопроекта.
58. Текст законопроекта и документы, указанные в пункте 57 настоящей Инструкции, представляются ответственным исполнителем на бумажном и электронном носителях.
59. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению в Костромскую областную Думу, согласовывается с должностными лицами, перечисленными в пункте 23 настоящей Инструкции, и лицом, назначенным губернатором области в качестве его представителя при рассмотрении законопроекта Костромской областной Думой.
60. Законопроект и сопроводительные документы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, возвращаются управлением делопроизводства ответственному исполнителю.
61. При поступлении законопроекта и документов к нему, предусмотренных пунктом 57 настоящей Инструкции, в управление делопроизводства законопроект проходит редакторскую обработку текста, проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, проверку идентичности бумажной и электронной версий.
62. Подготовленный законопроект и документы к нему в соответствии с Регламентом администрации области направляются управлением делопроизводства статс-секретарю - заместителю губернатора области либо иным членам администрации области, уполномоченным должностными лицами структурных подразделений Аппарата, для представления губернатору области с целью внесения в Костромскую областную Думу или на основании поручения губернатора области включается в проект повестки очередного заседания администрации области.
63. При рассмотрении законопроекта на заседании администрации области принимается решение об одобрении или о доработке законопроекта.
В случае принятия администрацией области решения о доработке законопроекта он направляется ответственному исполнителю для устранения замечаний, внесения дополнений.
64. После подписания губернатором области соответствующих документов к законопроекту управление делопроизводства в течение 3 рабочих дней направляет законопроект в Костромскую областную Думу.
С законопроектом в Костромскую областную Думу направляются документы, перечисленные в подпунктах 2, 3, 5, 6 пункта 57 настоящей Инструкции.
Визовый экземпляр сопроводительного письма и документы, перечисленные в подпунктах 1, 4, 7, 8 пункта 57 настоящей Инструкции, остаются в отделе корреспонденции управления делопроизводства (далее - отдел корреспонденции).
Одновременно с внесением в Костромскую областную Думу законопроекта на бумажном носителе протокольным отделом направляется электронная копия законопроекта с отметкой на визовом экземпляре бумажной копии о дате направления.
65. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившие в администрацию области для подписания губернатором области, в день поступления передаются управлением делопроизводства в правовое управление для проведения в трехдневный срок правовой экспертизы в соответствии с пунктом 177 Регламента администрации области.
66. По итогам правовой экспертизы начальник правового управления или лицо, его замещающее, визирует закон Костромской области либо подписывает заключение. Законы Костромской области, прошедшие правовую экспертизу, визируются статс-секретарем - заместителем губернатора области. Законы Костромской области об областном бюджете на очередной финансовый год и на плановый период, о внесении изменений в областной бюджет дополнительно визируются директором департамента финансов Костромской области.
Закон Костромской области, прошедший визирование, либо закон Костромской области и заключение к нему передаются правовым управлением в управление делопроизводства для направления губернатору области для подписания либо принятия решения об отклонении закона Костромской области.
67. Подписанный губернатором области закон Костромской области регистрируется протокольным отделом.
Нумерация законов Костромской области начинается с номера 1 после избрания Костромской областной Думы очередного созыва, при этом после номера закона Костромской области через дефис арабскими цифрами указывается номер созыва Костромской областной Думы и через дефис добавляется аббревиатура "ЗКО" (закон Костромской области).
На следующей строке после номера закона указывается место и дата подписания закона Костромской области губернатором области. Дата подписания закона области губернатором области оформляется словесно-цифровым способом.
68. Тиражирование копий закона Костромской области осуществляется протокольным отделом. Копии законов Костромской области в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 82 Регламента администрации области, направляются управлением делопроизводства для официального опубликования.
Один экземпляр подлинника закона Костромской области подшивается в соответствующее дело, второй экземпляр подлинника закона направляется в Костромскую областную Думу. Копии закона передаются в отдел корреспонденции для отправки.
69. Отклоненный губернатором области закон Костромской области через управление делопроизводства возвращается в Костромскую областную Думу с мотивированным обоснованием его отклонения либо с предложением о внесении в него изменений и дополнений.
70. Рассылка законов Костромской области осуществляется в соответствии с главой 2 настоящей Инструкции.
71. Для направления губернатору области проекта постановления ответственный исполнитель организует представление в управление делопроизводства:
1) проекта постановления;
2) проекта сопроводительного письма, оформленного в соответствии с Правилами оформления служебных документов, изложенных в приложении № 8 к настоящей Инструкции, на цветном бланке губернатора области.
Ответственный исполнитель обеспечивает размещение проекта сопроводительного письма в разделе "исходящие документы" СЭД;
3) листа(ов) согласования к проекту постановления, писем о согласовании проекта постановления;
4) подлинников замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний, оформленных в соответствии с приложением № 4 к настоящей Инструкции;
5) оформленных листов движения проекта постановления;
6) для проекта постановления нормативного характера:
проекта пояснительной записки за подписью губернатора области, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Документы, перечисленные в подпунктах 1, 2, 6 настоящего пункта, представляются на бумажном и электронном носителях, остальные документы, перечисленные в настоящем пункте, - на бумажном носителе.
72. После всех согласований проект постановления и документы к нему направляются губернатору области для подписания.
73. После подписания губернатором области сопроводительного письма и пояснительной записки (при необходимости), проект постановления и сопровождающие его документы направляются в Костромскую областную Думу в порядке, предусмотренном пунктом 64 настоящей Инструкции.
Глава 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ
ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ ОБЛАСТИ
74. Подготовка, проведение заседаний коллегии при губернаторе области (далее - Коллегия), а также сроки подготовки и представления документов и материалов Коллегии осуществляются в соответствии с постановлением № 164.
75. Курирующие заместители губернатора области осуществляют контроль и несут персональную ответственность за своевременную и полную подготовку материалов к заседанию Коллегии.
76. Руководитель исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, ответственный за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Коллегии, обеспечивает своевременную разработку и представление на бумажных и электронных носителях в управление делопроизводства:
проектов правовых актов, вносимых на заседание Коллегии, в том числе их согласование в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции;
доклада за своей подписью и иных дополнительных материалов, согласованных курирующим заместителем губернатора области;
проекта протокольных решений за своей подписью, визой подчиненного сотрудника, ответственного за проведение юридической экспертизы проектов правовых актов, и согласованного курирующим заместителем губернатора области;
перечня лиц, приглашаемых на заседание Коллегии для рассмотрения вопроса.
Представление документов в управление делопроизводства в нарушение установленных сроков и формы является основанием для отказа в принятии документов.
77. Проект повестки заседания Коллегии формируется секретарем Коллегии на основании годового плана.
Повестка заседания Коллегии размещается управлением делопроизводства в файлообменном ресурсе администрации области: // FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Коллегия при губернаторе/.
Там же исполнительными органами государственной власти Костромской области, подразделениями Аппарата, ответственными за подготовку вопросов на заседание Коллегии, не позднее 5 рабочих дней до дня заседания Коллегии размещаются доклады, проекты протокольных поручений, цветные слайды и иные материалы, выносимые на Коллегию.
Органам и организациям, не имеющим доступа к файлообменному ресурсу администрации области, повестка и материалы к заседанию Коллегии рассылаются управлением делопроизводства за 5 рабочих дней до дня заседания Коллегии электронной почтой.
78. Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии оформляются протоколом.
Протокол Коллегии оформляется в соответствии с Правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области и другими должностными лицами, изложенными в приложении № 12 к настоящей Инструкции, и подлежит визированию секретарем Коллегии, начальником правового управления, статс-секретарем - заместителем губернатора области.
79. В случае принятия Коллегией решения о необходимости доработки проекта протокольных решений и вынесенного на рассмотрение Коллегии проекта правового акта ответственный исполнитель обеспечивает его доработку.
Доработанный в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции проект протокола (правового акта) представляется на подпись губернатору области в день заседания Коллегии, если им не установлен иной срок.
80. Протоколам заседаний Коллегии присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Протокол заседания Коллегии размещается управлением делопроизводства в файлообменном ресурсе администрации области: // FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Коллегия при губернаторе/ в день подписания протокола.
Рассылка протокола заседания Коллегии производится управлением делопроизводства с помощью СЭД и электронной почты в трехдневный срок со дня его подписания.
81. Техническое обеспечение заседаний Коллегии, еженедельных оперативных совещаний при губернаторе области, заседаний администрации области осуществляет управление информатизации и связи администрации области.
Глава 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
82. Подготовка и проведение заседаний администрации области (далее - заседание) и оформление принятых на заседаниях правовых актов осуществляется с учетом требований Регламента администрации области и постановлением № 322.
83. Курирующие заместители губернатора области осуществляют контроль и несут персональную ответственность за своевременную и полную подготовку материалов.
84. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременную разработку и представление в управление делопроизводства на бумажном и электронном носителях проектов правовых актов (докладов об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и состоянии исполнительской дисциплины по ним) и прилагаемых к ним документов в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции.
85. Доклады на заседания визируются курирующими заместителями губернатора области.
Проект протокольных решений визируется сотрудником исполнительного органа государственной власти Костромской области, руководитель которого докладывает на заседании, ответственным за проведение юридической экспертизы проектов правовых актов и курирующим заместителем губернатора области.
86. Представление в управление делопроизводства документов в нарушение сроков, комплектности и формы, установленных настоящей Инструкцией, является основанием для отказа в принятии документов.
87. Отдел контроля администрации области (далее - отдел контроля) не позднее чем за 7 дней до дня проведения заседания направляет в управление делопроизводства предложения о включении в повестку заседания докладов об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и состоянии исполнительской дисциплины по ним, завизированные курирующим заместителем губернатора области.
88. Ответственные исполнители представляют в управление делопроизводства документы по вопросам, включенным в повестку заседания, не позднее чем за 5 дней до даты заседания.
89. Предварительный проект повестки заседания и материалы, вносимые на заседание, формируются управлением делопроизводства на основании перспективного плана работы администрации области (далее - перспективный план) и предложений отдела контроля в файлообменном ресурсе администрации области: // FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Заседание администрации/.
90. В случае переноса срока либо исключения проекта правового акта из перспективного плана ответственный исполнитель не позднее чем за 7 дней до дня проведения заседания представляет на имя начальника управления делопроизводства служебную записку о внесении изменений в квартальный перспективный план, согласованную с курирующим заместителем губернатора области.
91. Ход и результаты заседания оформляются протоколом в соответствии с Правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором Костромской области, первыми заместителями, заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области и другими должностными лицами, изложенными в приложении № 12 к настоящей Инструкции.
92. Протокол заседания оформляется в день заседания и визируется на оборотной стороне последнего листа начальником управления делопроизводства, начальником правового управления и статс-секретарем - заместителем губернатора области. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании.
93. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
94. Ответственный исполнитель организует размещение докладов, проектов протокольных решений, цветных слайдов и иных материалов, вносимых на заседание, в файлообменном ресурсе администрации области: // FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Заседание администрации/Протоколы адм. (год)/.
Там же управлением делопроизводства размещаются протоколы заседаний в день их подписания.
95. Рассылка повестки заседания, иных материалов, выносимых на заседания, и протокола заседания участникам и приглашенным на заседание и иным заинтересованным лицам осуществляется управлением делопроизводства посредством СЭД и электронной почты в трехдневный срок со дня подписания повестки и протокола соответственно.
96. Для обсуждения вопросов, содержащих информацию ограниченного доступа, администрация области может проводить закрытые заседания. Допуск на эти заседания, подготовка документов, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением законодательства Российской Федерации.
Глава 6. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ В АППАРАТЕ,
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА СОВЕЩАНИЯХ,
ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ, КУРИРУЮЩИМИ
ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
97. Ответственность за проведение совещаний с участием губернатора области несут курирующие заместители губернатора области в соответствии с распределением обязанностей или по поручению губернатора области.
98. Организация совещаний, проводимых курирующими заместителями губернатора области, а также руководителем Аппарата, возлагается на руководителей соответствующих подразделений Аппарата, исполнительных органов государственной власти Костромской области.
Исполнительный орган государственной власти Костромской области (подразделение Аппарата), ответственный за подготовку совещаний, документов к ним, регистрацию лиц, присутствующих на совещании, и подготовку проекта протокола совещания, определяется курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата либо правовым актом Костромской области.
99. При подготовке совещаний пакет документов (список участников, повестка дня, материалы по обсуждаемому вопросу) направляется ответственным исполнителем всем участникам совещания.
На совещания приглашаются руководители исполнительных органов государственной власти Костромской области, руководители подразделений Аппарата и руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и иные лица, в чью компетенцию входят обсуждаемые вопросы.
100. К совещанию готовятся следующие документы:
1) повестка дня совещания, оформленная в соответствии с приложением № 9 к настоящей Инструкции;
2) список участников совещания с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей (полностью), оформленный в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции.
Список приглашенных на совещание с отметками об отсутствии или замене кого-либо из них представляется председательствующему непосредственно перед началом совещания;
3) информационно-справочные и иные материалы по рассматриваемому вопросу.
В заголовке доклада, содоклада должны быть указаны:
порядковый номер вопроса согласно повестке;
полное наименование вопроса;
фамилия, имя, отчество, должность докладчика.
Доклад должен быть подписан и датирован докладчиком. В случае проведения совещания при губернаторе области доклад визируется курирующим заместителем губернатора области.
К докладу прикладываются:
цветные слайды;
информационно-справочные материалы.
Доклад и материалы представляются в формате А4, шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, размер межстрочного интервала 1.
Слайды оформляются в формате А4, шрифт Times New Roman, размер шрифта не менее 16;
4) проект протокола совещания с указанием конкретных сроков исполнения поручений, завизированный начальником правовой службы (юристом) исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, ответственного за подготовку совещания.
В случае проведения совещания при губернаторе области проект протокола также визируется курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата.
Фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя в левом нижнем углу последнего листа проекта протокола обязательны;
5) при необходимости - тезисы выступления губернатора области, представляемые в формате А5, шрифт Times New Roman, размер шрифта 16, размер межстрочного интервала 1,5. В заголовке тезисов (размер шрифта 12) указывается наименование совещания, дата проведения, время.
Наличие визы помощника губернатора области или начальника информационно-аналитического управления Костромской области обязательно;
6) при необходимости - пресс-релиз, составленный в соответствии с основными требованиями по составлению пресс-релиза, изложенными в приложении № 11 к настоящей Инструкции.
101. Материалы к совещанию (мероприятию) с участием губернатора области представляются помощником курирующего заместителя губернатора области, ответственного за проведение совещания, либо ответственным исполнителем в организационный отдел управления делопроизводства (далее - организационный отдел) на бумажном и идентичном ему электронном носителе за 2 дня до начала планового совещания.
Если день представления документов приходится на нерабочий день, то документы представляются в предшествующий ему рабочий день.
Документы для проведения внепланового совещания представляются не позднее 18.00 часов дня, предшествующего дню проведения совещания.
102. При участии в подготовке совещаний с участием губернатора области двух или нескольких курирующих заместителей губернатора области, в том числе руководителя Аппарата, пакет документов формирует курирующий заместитель губернатора области (руководитель Аппарата), ответственный за проведение совещания.
103. Итоги совещаний оформляются протоколом в соответствии с Правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором Костромской области, первыми заместителями, заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области и другими должностными лицами, изложенными в приложении № 12 к настоящей Инструкции, в день проведения совещания.
104. Проект протокола совещания готовится ответственным исполнителем.
105. Проект протокола по итогам совещания при губернаторе области визируется начальником управления делопроизводства, начальником правового управления, статс-секретарем - заместителем губернатора области и курирующим заместителем губернатора области, ответственным за проведение совещания.
Проект протокола совещания при курирующем заместителе губернатора области визируется начальником правового управления.
Протокол совещания подписывается председательствующим.
106. Ответственного за ведение протокола совещаний при губернаторе области определяет губернатор области.
Протоколы совещаний при курирующих заместителях губернатора области, руководителе Аппарата ведутся их помощниками либо сотрудниками исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата, ответственных за подготовку и проведение совещаний.
107. Создание, учет, регистрация посредством СЭД и рассылка протоколов совещаний при губернаторе области осуществляется управлением делопроизводства.
Учет, регистрация посредством СЭД и рассылка протоколов совещаний, проводимых курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, осуществляется их помощниками.
Организациям и лицам, участвующим в совещании или по итогам которого получившим соответствующие поручения, но не имеющим доступа к СЭД, направляется бумажная и электронная копии протокола совещания.
108. Протоколу совещания присваивается номер, состоящий из инициалов имени и фамилии председательствующего на совещании, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах календарного года с добавлением букв "пр".
На протоколе совещания, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
109. К протоколу совещания прилагается список рассылки, подписанный ответственным исполнителем.
В список рассылки включаются курирующие заместители губернатора области в соответствии с распоряжением № 156-р и (или) ответственные за выполнение соответствующих пунктов протокола, отдел контроля. Если на совещании рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола, оформленных в соответствии с приложением № 13 к настоящей Инструкции.
110. Организация подготовки и проведения заседаний комиссий, советов, рабочих групп и т.п. при участии губернатора области, а также оформление протоколов их заседаний осуществляются ответственными исполнителями в соответствии с правовыми актами, которыми утверждены положения об указанных комиссиях, советах, рабочих группах и т.п., с учетом требований настоящей Инструкции.
111. Рассылка повестки и иных материалов заседаний и протоколов советов, комиссий, рабочих групп и т.п. участникам и приглашенным на заседание и иным заинтересованным лицам осуществляется ответственным исполнителем либо помощником курирующего заместителя губернатора области посредством СЭД.
Организациям, не имеющим доступа к СЭД, направляются электронная и бумажная копии протокола совещания.
112. На первом листе каждой бумажной копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола.
113. Копии протоколов совещаний рассылаются для исполнения в течение 3 дней со дня подписания протокола, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.
Глава 7. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ И ИЗДАНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ
КУРИРУЮЩИХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ,
РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ
114. Распоряжениями курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами (далее - распоряжения) оформляются решения в пределах их полномочий в соответствии с распределением обязанностей.
115. Проекты распоряжений разрабатывают, согласовывают и вносят на подпись исполнительные органы государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата на основании указаний курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами.
116. Создание, согласование и рассылка распоряжений осуществляется в базе данных организационно-распорядительных документов СЭД в соответствии с Порядком работы в СЭД в администрации области и исполнительных органах государственной власти Костромской области.
117. Проекты распоряжений подлежат согласованию с правовым управлением.
118. Если содержание распоряжения затрагивает:
компетенцию других курирующих заместителей губернатора области;
вопросы использования финансовых средств;
вопросы имущественных взаимоотношений;
интересы муниципальных образований Костромской области,
то проект распоряжения согласовывается соответственно с курирующими заместителями губернатора области или должностными лицами, на которых возложены полномочия по координации деятельности в данных сферах.
119. Подлинники замечаний к проекту распоряжения, протоколов согласительных совещаний прилагаются к проекту распоряжения.
120. Контроль исполнения распоряжений осуществляется помощниками курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата; распоряжений управляющего делами - должностным лицом, на которое возложен контроль.
121. Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения технического характера, повторное согласование не требуется.
122. Проекты распоряжений оформляются в соответствии с приложением № 14 к настоящей Инструкции.
123. Подписанные распоряжения регистрируются ответственными за делопроизводство сотрудниками соответствующих подразделений Аппарата, регистрация в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД осуществляется сотрудниками протокольного отдела.
124. Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года: индекс по номенклатуре дел, через косую черту - порядковый номер арабской цифрой с добавлением через дефис буквы "р" или "рк" в следующем порядке:
1) первого заместителя губернатора области, исполняющего в отсутствие губернатора области его обязанности, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в области социально-экономического развития Костромской области, торгово-экономических отношений, в сфере труда и занятости населения, тарифной политики, осуществления лицензирования розничной продажи алкогольной продукции, - 1/ порядковый номер - р.
В случае если распоряжение касается кадровых вопросов - 1/ порядковый номер - рк;
2) первого заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации приоритетных национальных проектов в сфере туризма, охраны памятников и культурного наследия, развития культуры, внутренней политики, взаимодействия с политическими партиями и общественными организациями, взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, проведения реформы местного самоуправления, взаимодействия с Администрацией города Костромы, избирательной комиссией Костромской области, обращений граждан, реализации информационной политики, - 2/ порядковый номер - р;
3) заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в области развития агропромышленного комплекса, лесного хозяйства, природопользования и охраны окружающей среды, экологического, государственного ветеринарного надзора, государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники, - 3/ порядковый номер - р;
4) заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в области развития дорожно-транспортного комплекса, топливно-энергетического комплекса и газоснабжения, в сфере жилищно-коммунального хозяйства, - 4/ порядковый номер - р;
5) заместителя губернатора области, представляющего администрацию области при Правительстве Российской Федерации, осуществляющего взаимодействие с Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации и Советом Федерации Федерального собрания Российской Федерации, федеральными органами государственной власти Российской Федерации, субъектами Российской Федерации, - 5/ порядковый номер - р;
6) заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации инвестиционной политики, реализации государственной и выработке региональной политики в сфере внешнеэкономической, межрегиональной деятельности, развития промышленности, информационных технологий, связи, строительства, архитектуры и градостроительства, административной реформы, - 6/ порядковый номер - р;
7) заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в области защиты населения области и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности, гражданской обороны, взаимодействия с органами судебной власти, прокуратуры, юстиции, миграционными и правоохранительными органами, военным комиссариатом и частями военного гарнизона Костромской области, - 7/ порядковый номер - р;
8) статс-секретаря - заместителя губернатора области, осуществляющего взаимодействие с Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации и Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральными органами государственной власти Российской Федерации, субъектами Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов государственной власти, Костромской областной Думой, координирующего работу по вопросам адвокатуры и нотариата, реализации государственной и выработке региональной политики в области архивного дела, регистрации актов гражданского состояния, обеспечения мировых судей, правового обеспечения, - 8/ порядковый номер - р;
9) заместителя губернатора области, координирующего работу по вопросам реализации приоритетных национальных проектов в сфере образования и здравоохранения, реализации государственной и выработке региональной политики в сферах образования, науки и инновационной деятельности, здравоохранения и лекарственного обеспечения граждан, социального обеспечения граждан, опеки и попечительства, демографической и молодежной политики, физической культуры и спорта, - 9/ порядковый номер - р;
10) руководителя Аппарата - 10/ порядковый номер - р;
11) управляющего делами - 14/ порядковый номер - р.
125. Рассылку распоряжений посредством СЭД организует ответственный исполнитель.
Организациям, не имеющим доступа к СЭД, высылается бумажная и электронная копия распоряжения.
Замена разосланного распоряжения производится по указанию должностного лица, подписавшего распоряжение.
126. Подлинники распоряжений хранятся в течение одного календарного года в приемных курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами, затем передаются на архивное хранение.
Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ, СОГЛАШЕНИЯМИ
127. Договоры, соглашения, в том числе государственные контракты (далее - договор), заключаемые от имени Костромской области и администрации области, в том числе международные и внешнеэкономические договоры, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или международным договором Российской Федерации, договоры с органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, юридическими лицами и другие оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами. Порядок подготовки, заключения и контроля за исполнением договоров осуществляется в соответствии с разделом VII Регламента администрации области.
128. Предложения о заключении договора рассматриваются губернатором области или по его поручению курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата, руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области или подразделения Аппарата в срок, установленный губернатором области.
По итогам рассмотрения принимается решение о целесообразности либо нецелесообразности заключения договора.
129. Порядок согласования проектов договоров аналогичен порядку согласования проектов правовых актов, изложенному в главе 2 настоящей Инструкции.
Лист согласования с указанием наименования должностей, фамилий лиц, визирующих проект договора, и датой визирования печатается на оборотной стороне последнего листа договора.
130. По окончании процедуры согласования проект договора поступает на подпись губернатору области либо уполномоченному лицу.
131. Обеспечение протокольных мероприятий по подписанию договаривающимися сторонами проектов международных (внешнеэкономических) договоров осуществляется управлением инвестиционной и промышленной политики администрации Костромской области (далее - управление инвестиционной и промышленной политики).
Обеспечение протокольных мероприятий по подписанию договаривающимися сторонами проектов иных договоров осуществляется исполнительным органом государственной власти Костромской области, подразделением Аппарата - разработчиком проекта договора.
132. Договоры, заключенные от имени Костромской области и администрации области, регистрируются управлением делопроизводства в журнале и базе данных внутренних документов СЭД.
Исполнитель представляет договоры на регистрацию в журнале в двухдневный срок после их подписания губернатором области в количестве экземпляров по числу сторон.
Регистрационные номера для всех видов договоров являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке в пределах календарного года. К регистрационному номеру через дефис добавляется буква "д".
133. Подлинники проекта договора, подписанные губернатором области и направляемые на подписание другой стороне, регистрируются в протокольном отделе и передаются исполнителю для направления на подпись другой стороне, при этом в протокольном отделе остается копия подписанного (одной стороной) проекта договора. После подписания проекта договора другой стороной копия заменяется подлинником договора (при отсутствии изменений в тексте договора), регистрационный номер договора сохраняется.
134. Договоры об осуществлении международных и внешнеэкономических связей подлежат регистрации в соответствии с федеральным законодательством.
135. Подписанные всеми сторонами договоры передаются в протокольный отдел в срок, не превышающий 10 дней со дня подписания, для встраивания и регистрации в СЭД и рассылки.
136. Договоры, а также документы к ним хранятся в протокольном отделе в течение 2 лет, затем передаются на архивное хранение.
Договоры, заключенные для обеспечения организационно-хозяйственной деятельности администрации области, подписываются управляющим делами, регистрируются в отделе хозяйственного и материально-технического обеспечения администрации области (далее - хозяйственный отдел) и хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации области.
137. Копии договоров направляются:
губернатору области;
заместителям губернатора области, курирующим направление деятельности, соответствующее предмету договора;
ответственному исполнителю;
в департамент финансов Костромской области (при необходимости).
138. Изменения и дополнения к договорам оформляются дополнительными соглашениями к договору, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном настоящей главой.
Глава 9. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ЗАКОНАМИ,
ПРОЕКТАМИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ, ПРАВОВЫМИ АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
139. Поступившие в администрацию области на бумажных носителях федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов, направленные для согласования в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в администрацию области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, принимаются и регистрируются отделом корреспонденции.
Поступившие в администрацию области федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) после регистрации направляются отделом корреспонденции в адрес статс-секретаря - заместителя губернатора области посредством СЭД для использования в работе.
Регистрация указанных документов осуществляется в СЭД отдельно от регистрации общей входящей корреспонденции посредством электронно-регистрационной карточки правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в соответствии с приложением № 15 к настоящей Инструкции либо электронно-регистрационной карточки проектов федеральных законов в соответствии с приложением № 16 к настоящей Инструкции.
140. После регистрации документы, поступившие на бумажных носителях (кроме проектов федеральных законов), передаются на рассмотрение губернатору области, а затем направляются на ознакомление должностным лицам согласно списку (срок для ознакомления - 3 календарных дня) и исполнение в соответствии с резолюцией губернатора области.
141. Срок исполнения поручения губернатора области с резолюцией "Ознакомить согласно списку" - 30 календарных дней.
Иная резолюция губернатора области является основанием постановки документа на контроль в отделе контроля со сроком исполнения 30 календарных дней при условии, если другой срок не указан в резолюции или тексте документа.
142. Если поручение дано в адрес нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный определенным словом ("свод" и т.д.), является главным исполнителем поручения и несет ответственность за его исполнение, организует работу и подготавливает сводную информацию об исполнении поручения.
143. После ознакомления и исполнения резолюций по ним федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие на бумажных носителях, сдаются в отдел корреспонденции для дальнейшего ознакомления согласно списку и последующей передачи их в правовое управление.
144. Проект федерального закона, поступивший в администрацию области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, направляется статс-секретарю - заместителю губернатора области - полномочному представителю губернатора области в Костромской областной Думе.
145. Статс-секретарь - заместитель губернатора области - полномочный представитель губернатора области в Костромской областной Думе, а в период его временного отсутствия - заместитель губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области, организует работу по подготовке проекта отзыва администрации области на проект федерального закона (далее - отзыв) в соответствии с Регламентом администрации области.
Проект отзыва оформляется в соответствии с образцом отзыва на проект федерального закона, приведенным в приложении № 17 к настоящей Инструкции.
146. Подписанный губернатором области отзыв на проект направляется отделом корреспонденции в соответствующий комитет Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, его копия - в Костромскую областную Думу.
Глава 10. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ
И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
147. Входящая корреспонденция - документы, поступившие в Аппарат.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация входящей корреспонденции осуществляется в централизованном порядке отделом корреспонденции.
148. Входящие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в СЭД и нерегистрируемые.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Распределение входящей корреспонденции осуществляется исходя из:
полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
адресата;
срочности исполнения.
149. Регистрации подлежит корреспонденция, поступившая на имя губернатора области, курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата и управляющего делами.
150. Письменные обращения граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц, направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан администрации Костромской области (далее - отдел по работе с обращениями граждан) в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Представления членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (представителей от Костромской области) передаются в управление государственной службы и кадровой работы администрации области без регистрации.
Судебные акты: решения, определения, постановления, приказы, повестки, копии апелляционных, кассационных, надзорных жалоб, исковых заявлений, отзывов, возражений, адресованные в суды и представляемые в администрацию области для сведения и приобщения к материалам судебного дела, направляются в правовое управление для дальнейшей регистрации в правовом управлении.
Служебные записки об исполнении поручений губернатора области, контролируемых отделом контроля, направляются в отдел контроля без регистрации.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции, приведен в приложении № 18 к настоящей Инструкции.
151. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных органов и организаций;
через систему МЭДО.
152. Прием (передача) корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, телеграфной связью, фельдъегерской службой, нарочно, осуществляется отделом корреспонденции.
Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации области.
Прием корреспонденции, поступающей на официальные адреса электронной почты администрации области и губернатора области, осуществляется отделом корреспонденции.
153. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносных книгах) проставляются дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляются (за исключением документов, приобщаемых к материалам судебного дела и судебного процесса, в подтверждение получения документа администрацией области).
154. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
155. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время или выходные дни, принимается сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области без вскрытия пакета с последующей передачей в отдел корреспонденции.
О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграммах сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области докладывается адресатам или руководителю Аппарата немедленно по телефону, о чем делается пометка на пакете или на оборотной стороне последнего листа, если документ поступил в открытом виде.
Сотрудник отдела оперативных дежурных администрации области в 9.00 часов утра в рабочие дни сдает всю полученную корреспонденцию в отдел корреспонденции, о чем на документе им делается соответствующая отметка.
156. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности доставки, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия указанных вложений, наличия приложений к документам.
Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, ошибки в оформлении (нет подписи должностного лица адресанта, ошибочно указаны Ф.И.О. или должность адресата и т.д.), составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого в течение года хранится в отделе корреспонденции, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа.
В случае если такой документ решено не возвращать, акт составляется в трех экземплярах, один из которых остается в отделе корреспонденции, второй с копией документа направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
157. Регистрация входящих документов осуществляется в течение одного рабочего дня отделом корреспонденции с обязательным сканированием и прикреплением электронного образа документов в СЭД, за исключением документов, входящих в перечень документов, не подлежащих преобразованию в электронный образ (сканированию), согласно приложению № 19 к настоящей Инструкции.
158. Поступающая в адрес курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами корреспонденция после регистрации направляется в установленном порядке в их приемные (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа) с пометкой "Без возврата" через журнал передачи документов. В журнале передачи документов сотрудник, ответственный за делопроизводство, при получении документа ставит свою подпись с указанием даты и времени получения документа.
159. Корреспонденция, адресованная исполнительным органам государственной власти Костромской области, регистрируется на курирующих заместителей губернатора области в соответствии с распоряжением № 156-р, руководителя Аппарата, управляющего делами с учетом вопросов, отнесенных к сфере их компетенции, и направляется в установленном порядке в их приемные (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа) с пометкой "Без возврата" через журнал передачи документов.
160. Регистрация поступивших документов осуществляется в СЭД в базе "Входящие документы":
за подписью губернатора области с помощью электронно-регистрационной карточки входящего документа за подписью губернатора области в соответствии с приложением № 20 к настоящей Инструкции;
за подписью курирующих заместителей губернатора области в соответствии с помощью электронно-регистрационной карточки входящего документа за подписью курирующих заместителей губернатора области в соответствии с приложением № 21 к настоящей Инструкции.
161. Регистрационный номер входящих документов включает:
порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
индекс документа согласно номенклатуре дел;
индекс подразделения согласно номенклатуре дел.
Например, 1152-11-0, где:
1152 - порядковый регистрационный номер;
11 - индекс документа согласно номенклатуре дел отдела корреспонденции;
0 - документ, поступивший на имя губернатора области.
Регистрационный номер и дата поступления проставляются в штампе в нижнем правом углу документа.
162. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате документа, корреспонденту и т.д.) на наличие:
повторной регистрации одного и того же документа;
зарегистрированных ранее документов по данной теме;
инициативных писем губернатора области и курирующих заместителей губернатора области, в ответ на которые получен данный документ.
При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит регистрации, ему присваивается очередной регистрационный номер с установлением связи между документами в СЭД.
163. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных документов (информации) в подразделениях Аппарата осуществляют регистраторы, специально назначенные в соответствии с Порядком работы в СЭД, утвержденным распоряжением № 65-р.
Глава 11. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ РЕЗОЛЮЦИЙ
ПО РАССМАТРИВАЕМЫМ ДОКУМЕНТАМ
164. Резолюция на входящей корреспонденции включает в себя: фамилию исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, контроль, подпись руководителя и дату поручения.
165. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции, при этом ответственный исполнитель указывается в списке первым или помечается словом "свод". Ему передаются подлинники поручения и документа, соисполнителям - копии регистрационных карточек.
166. Ответственный исполнитель контролирует выполнение поручения. Все исполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения.
Проект ответа по исполненному документу должен быть завизирован всеми исполнителями, указанными в резолюции.
Глава 12. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
167. Документы, зарегистрированные в отделе корреспонденции, направляются на рассмотрение должностным лицам администрации области в соответствии с вопросами, отнесенными к курируемому направлению деятельности, или резолюцией губернатора области.
168. Рассмотренные губернатором области или уполномоченным им лицом документы возвращаются в отдел корреспонденции для дальнейшей их обработки и передачи исполнителям.
169. Занесение в СЭД резолюций губернатора области по рассмотренным документам осуществляется сотрудниками отдела корреспонденции, резолюций курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами - сотрудниками приемных указанных должностных лиц, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
Резолюция заносится в электронно-регистрационную карточку документа. Регистрационно-контрольная карточка распечатывается на бумажный носитель с целью формирования общей картотеки входящих документов и последующего контроля исполнения документов.
170. Передача документов из отдела корреспонденции на исполнение должностным лицам, определенным губернатором области или уполномоченным им лицом в резолюции, осуществляется через ответственных за делопроизводство сотрудников под расписку в журнале передачи корреспонденции.
171. Поступившие поручения и иные документы обрабатываются отделом корреспонденции в следующем порядке:
поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, - по мере их поступления;
поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "Срочно", и оперативные поручения - в течение часа с момента их получения.
172. Сроки исполнения документов могут быть установлены:
в тексте документа;
в резолюции руководства.
173. В соответствии с резолюциями документ исполняется со дня его регистрации в следующие сроки:
"Весьма срочно", "Незамедлительно" - 1 день,
"Срочно" - 5 дней,
"Оперативно" - 10 дней,
"Оставить на контроле", "Прошу вопрос держать на контроле" - 1 месяц.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции руководителя - в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
174. Для представления ответов устанавливаются следующие сроки:
на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) - не позднее 30 дней;
на запрос депутата Костромской областной Думы - не позднее 15 дней или иной согласованный с инициатором запроса срок;
на запрос (постановление) Костромской областной Думы - 15 дней;
протест прокуратуры - 10 дней;
представление прокуратуры об устранении нарушений законодательства - 30 дней. По результатам рассмотрения принимаются конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, о которых сообщается в прокуратуру в письменной форме;
на запрос уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, уполномоченного по правам человека в Костромской области, уполномоченных по правам человека в иных субъектах Российской Федерации - в течение 15 дней;
на запросы общественных палат - 30 дней;
на парламентский запрос - 15 дней.
Ответы на указанные запросы подписываются должностным лицом, которому они направлены, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Подготовка заключений на проекты схем территориального планирования муниципальных образований Костромской области ставится на контроль со сроком 3 месяца от даты входящего документа.
В исполнительных органах государственной власти Костромской области, подразделениях Аппарата сроки исполнения документов устанавливаются руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата исходя из срока, установленного в резолюции курирующего заместителя губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами или тексте документа (поручения).
175. Передача документов по этапам исполнения осуществляется исполнителями с размещением соответствующей отметки в СЭД.
176. Сроки исполнения документов, на которые губернатором области даны поручения, подлежат контролю. На регистрационно-контрольной карточке такого документа указывается срок исполнения поручения и в правом верхнем углу проставляется штамп "Взято на контроль".
На депутатском запросе в правом верхнем углу документа ставится дополнительный штамп "Депутатский запрос".
177. При необходимости переноса срока исполнения депутатского запроса дата исполнения согласовывается с депутатом, направившим запрос.
Решение о продлении срока исполнения поручения губернатора области принимают курирующие заместители губернатора области.
178. Курирующие заместители губернатора области до истечения срока исполнения документа докладывают губернатору области об исполнении поручений. Информация о результатах доклада представляется в отдел корреспонденции в виде резолюции на визовом бланке курирующего заместителя губернатора области "Доложено губернатору области лично, снять с контроля", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле до ...", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле заместителя...", "Не требует доклада губернатору области" и т.д.
В соответствии с полученными указаниями курирующих заместителей губернатора области отделом корреспонденции осуществляются действия по переносу срока исполнения поручения, снятию его с контроля, списанию документа в дело.
Списание исполненных документов в дело производится после нанесения соответствующей резолюции начальником управления делопроизводства.
179. В случае невозможности личного доклада губернатору области, а также необходимости срочного принятия губернатор области информируется об исполнении поручения путем направления в почту губернатора области служебных записок, о чем курирующие заместители губернатора области дают письменное указание путем нанесения резолюции на визовом бланке "В почту губернатора".
Если по представленному материалу дано новое поручение с продленным сроком исполнения документа, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
180. Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей с целью организации работы и требовать от них исполнения поручения в срок.
Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу, при этом документ регистрируется за номером входящего документа, на который подготовлен ответ.
181. Основанием для снятия документа с контроля является отчет (служебная записка) о выполнении поручения, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, или направленный в соответствии с визой губернатора области или лица, им уполномоченного, ответ на входящий документ.
182. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
183. Контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации (за исключением поручений, данных по итогам рассмотрения обращений губернатора области в адрес Президента Российской Федерации), поручений Председателя Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, поручений губернатора области, протокольных поручений, зафиксированных в протоколах совещаний губернатора области, заседаний администрации области, поручений, изложенных в резолюциях к документам, анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляет отдел контроля.
Координацию и контроль исполнения поручений по обращениям граждан и общественных объединений осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
Контроль сроков исполнения входящих документов, поступивших в адрес администрации области, и поручений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами по входящим документам осуществляется сотрудниками приемных указанных должностных лиц, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
184. Документы, направленные с резолюциями "Для сведения", "Для использования в работе", "Для руководства в работе", "Для организации дальнейшей работы", "Прошу определиться по сотрудничеству, (взаимодействию)", "Для организации контроля в рамках поручений заседания.., совещания...", "Прошу принять участие", "Прошу определиться по участию", "Прошу проинформировать заинтересованные организации", "На Ваше решение" и др., передаются исполнителям без возврата, формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего подразделения.
Резолюция "К исполнению" предполагает, что через 30 дней ответственный исполнитель представляет служебную записку на имя губернатора области с отчетом об исполнении.
Резолюция "Для подготовки предложений", как правило, предусматривает подготовку ответа в адрес заявителя за подписью ответственного исполнителя либо проект ответа за подписью губернатора области.
185. Предложения о снятии документа с контроля готовит исполнитель с представлением полной информации о выполнении всех вопросов, поставленных в нем.
186. Служебные, объяснительные записки, информации об исполнении документов должны быть конкретными, конструктивными, краткими и оформлены в соответствии с Рекомендациями по подготовке и оформлению служебных записок на имя губернатора Костромской области о выполнении поручения, изложенными в приложении № 22 к настоящей Инструкции.
Если они не соответствуют установленным требованиям, то возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.
В случае утраты подлинника документа ответственный исполнитель проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю Аппарата в виде служебной записки с просьбой разрешить работу с копией документа.
187. Информация или справка визируется ответственным исполнителем, определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговая информация визируется всеми соисполнителями с указанием даты визирования, сканируется и оформляется в СЭД как отчет об исполнении резолюции губернатора области.
188. Если поручение дано курирующему заместителю губернатора области, то служебная записка о его выполнении оформляется за подписью данного заместителя.
Если поручение дано только в адрес руководителя исполнительного органа государственной власти Костромской области, то на служебной записке необходима виза курирующего заместителя губернатора области о согласовании содержания данного документа, которая проставляется на титульной стороне листа.
Если поручение исполнялось в рамках исполнения поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации (запрос из Правительства Российской Федерации, министерств, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и др.), необходима виза начальника отдела контроля.
По решению начальника отдела контроля отчеты об исполнении вышеуказанных поручений (оригиналы визовых экземпляров ответов в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации и другие организации) хранятся в отделе контроля и приобщаются к документу, содержащему поручение Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, о чем делается отметка на оборотной стороне оригинала входящего документа, который с приложением копии отчета об исполнении возвращается в отдел корреспонденции.
Глава 13. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ
И УКАЗАНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОРУЧЕНИЙ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
189. Контролю подлежит исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации в адрес губернатора области, исполнительных органов государственной власти Костромской области (далее - поручения и указания), содержащихся в:
в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации,
в директивах Президента Российской Федерации,
в перечнях поручений Президента Российской Федерации (за исключением решений Президента Российской Федерации, содержащихся в протоколах заседаний Совета Безопасности Российской Федерации и оперативных совещаний с постоянными членами Совета Безопасности Российской Федерации, заседаний консультативных и совещательных органов),
в прямых поручениях Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,
в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации,
в перечнях поручений Председателя Правительства Российской Федерации,
в перечнях поручений Заместителей Председателя Правительства Российской Федерации по исполнению перечней поручений Президента Российской Федерации.
190. Зарегистрированные в установленном порядке документы, содержащие поручения и указания, передаются на рассмотрение губернатору области для наложения резолюции и определения ответственного исполнителя. Документы, содержащие пометку "Срочно" либо подлежащие исполнению в течение 10 дней, рассматриваются в течение 1 дня, прочие документы - в течение 2 дней.
191. Если в поручении или указании содержатся формулировки "...совместно с органами государственной (исполнительной) власти субъектов Российской Федерации...", "...с участием органов государственной (исполнительной) власти субъектов Российской Федерации..." и подобные, поручение ставится на контроль по решению губернатора области. В этом случае ответственный исполнитель, определенный губернатором области, взаимодействует с ответственным исполнителем, указанным в поручении Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и других, определяющим порядок работы по исполнению данного документа.
192. Если резолюция наложена в адрес нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный определенным словом ("созыв", "ответственный" и т.д.), является главным исполнителем поручения (далее - главный исполнитель), организует работу по исполнению поручения и подготавливает сводную информацию по его исполнению.
Соисполнители представляют главному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Главный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
193. При возникновении необходимости изменения главного исполнителя или соисполнителей руководителем соответствующего исполнительного органа государственной власти Костромской области в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно направляются письменные аргументированные предложения на имя губернатора области.
194. Для установления контрольного срока исполнения поручений применяется исчисление в календарных днях:
для поручений, содержащихся в нормативных актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, - со дня вступления их в силу,
для прямых поручений Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации - с даты их подписания,
для поручений, содержащих в тексте указание "Срочно", "Незамедлительно" или "Оперативно", - с даты их поступления.
195. Поручения и указания Президента Российской Федерации и поручения Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в пункте 173 настоящей Инструкции.
Если срок исполнения поручений установлен ежемесячно или ежеквартально (без конкретизации даты исполнения), то контрольный срок представления информации о ходе исполнения таких поручений устанавливается на 10 число месяца, следующего за отчетным месяцем, и на 15 число месяца, следующего за отчетным кварталом.
Информация о ходе исполнения поручений с ежегодным сроком исполнения представляется не реже одного раза в год, не позднее 20 января года, следующего за отчетным.
В случае когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет - до последнего дня месяца).
В случае когда контрольный срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
196. Курирующие заместители губернатора области, назначенные губернатором области ответственными за исполнение поручений и указаний, несут персональную ответственность за своевременное и надлежащее их исполнение и обеспечивают организацию безусловного исполнения поручений и указаний в полном объеме и в установленные сроки. Для этого не позднее 10 календарных дней до истечения контрольного срока исполнения поручения представляют на согласование в отдел контроля информацию об исполнении поручения, включающую:
служебную записку на имя губернатора области:
об исполнении поручения Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением № 23 к настоящей Инструкции либо о неисполнении поручения Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением № 24 к настоящей Инструкции;
проект письма (доклада, информации об исполнении поручения) в адрес Президента Российской Федерации и федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации (при необходимости).
197. Если представленная в отдел контроля информация не соответствует установленным требованиям, содержит ошибки, недочеты, отчет об исполнении с визой начальника отдела контроля "На доработку" возвращается ответственному исполнителю.
При соблюдении ответственным исполнителем установленных требований представленный отчет визируется начальником отдела контроля.
198. В случае когда документ (перечень поручений) исполнен в полном объеме, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя губернатора области о выполнении Перечня поручений Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением № 25 к настоящей Инструкции.
199. Решение о снятии с контроля поручений и указаний принимает губернатор области или по его поручению - начальник отдела контроля.
Продление сроков исполнения поручений и указаний не допускается.
200. Отдел контроля осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и указаний и по итогам представления ответственными исполнителями отчетов об исполнении поручений докладывает губернатору области о фактах нарушения указанных сроков.
201. Отдел контроля не позднее чем за 10 дней до установленного срока направления документов об исполнении поручений и указаний информирует ответственных исполнителей о наступлении срока исполнения посредством файлообменного ресурса администрации области.
202. Отдел контроля вправе осуществлять упреждающий контроль за исполнением поручений и указаний путем:
установления контрольных сроков представления промежуточной информации в форме служебной записки, оформленной в соответствии с приложением № 26 к настоящей Инструкции, по поручениям, срок исполнения которых превышает 3 месяца, и контроля за их соблюдением;
подготовки предложений о заслушивании на заседании администрации области отчетов руководителей подразделений Аппарата, руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области о ходе исполнения поручений и указаний;
направления в адрес губернатора области еженедельных справок о состоянии исполнительской дисциплины.
203. Документы, содержащие поручения и указания и взятые на контроль отделом контроля, а также отчеты об их исполнении (служебные записки на имя губернатора области, визовые экземпляры писем в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации) хранятся в отделе контроля и передаются в архив по отдельной описи.
Глава 14. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
204. Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, отдельных поручений губернатора области, поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам по исполнению вышеуказанных поручений губернатора области, осуществляет отдел контроля.
205. Контроль за исполнением поручений, данных в рамках работы других совещательных и координационных органов при губернаторе области (комиссий, советов и т.д.), осуществляется ответственным секретарем или исполнительным органом государственной власти Костромской области, подразделением Аппарата, на которое в соответствии с регламентом (положением) о совещательном или координационном органе возложено организационно-техническое обеспечение деятельности такого органа. Указанное ответственное лицо (орган, подразделение) за контроль исполнения поручений направляет в отдел контроля сводную информацию о выполнении поручений губернатора области, данных на заседаниях совещательных органов в соответствии с приложением № 27 к настоящей Инструкции. Периодичность направления сводной информации ответственным исполнителем определяется отделом контроля.
206. Контроль за исполнением поручений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами осуществляют помощники указанных руководителей.
207. Ответственность за исполнение поручений, данных на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, отдельных поручений, поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам, несут курирующие заместители губернатора области.
208. Контроль за исполнением поручений осуществляется путем информирования ответственных исполнителей о сроках исполнения поручений посредством файлообменного ресурса администрации области, проведения мер упреждающего контроля.
209. Ответственный исполнитель за 2 рабочих дня до окончания установленного срока представляет в отдел контроля и размещает в СЭД (в случае если срок выполнения поручения менее 7 календарных дней, то информация размещается до истечения срока исполнения поручения):
отчет об исполнении поручения;
служебную записку о выполнении поручения, оформленную в соответствии с приложением № 22 к настоящей Инструкции, с имеющимися приложениями.
210. На каждое поручение ответственным исполнителем готовится отдельная служебная записка. Служебная записка представляется с визой курирующих заместителей губернатора области.
Служебная записка с визой курирующего заместителя губернатора области подлежит возврату исполнителю, если ее содержание не соответствует поручению, резолюции губернатора области, содержит неполную информацию об исполнении поручения, оформлена с нарушениями настоящей Инструкции либо текст содержит орфографические ошибки.
211. Курирующие заместители губернатора области в плановом порядке (ежеквартально) и по мере необходимости докладывают губернатору области об исполнении поручений. Информация о результатах доклада представляется в отдел контроля в виде резолюции на визовом бланке курирующего заместителя "Доложено губернатору области лично, снять с контроля", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле до...", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле заместителя...", "Не требует доклада губернатору области" и т.д.
В соответствии с полученными указаниями курирующих заместителей губернатора области отделом контроля осуществляются действия по переносу срока исполнения поручения или снятию его с контроля.
212. В случае невозможности личного доклада губернатору области, а также необходимости срочного принятия решения курирующие заместители губернатора области информируют губернатора области об исполнении поручения путем направления в почту губернатора области служебных записок, о чем дают письменное указание путем нанесения резолюции на визовом бланке "В почту губернатора".
213. Если губернатором области по одному вопросу дано несколько поручений (протокольные поручения, резолюции к входящим документам, поручения в правовых актах) и, кроме того, вопрос находится на контроле в рамках исполнения поручений Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, то исполнитель в преамбуле служебной записки ссылается на все документы и указывает документ, в рамках которого будет осуществляться дальнейший контроль исполнения поручения.
214. Поручения, данные в адрес глав муниципальных образований Костромской области, координируют и контролируют курирующие заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата по курируемым сферам деятельности.
215. Координацию исполнения поручений губернатора области, данных в адрес территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и иных организаций, осуществляют курирующие заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата по курируемым сферам деятельности.
216. Отдел контроля вносит предложения по рассмотрению вопросов об исполнении поручений на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе области и заседаниях администрации области.
Глава 15. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПРАВОВЫХ
АКТОВ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
217. Основанием для постановки правовых актов на контроль является наличие в тексте правового акта:
пункта о возложении контроля;
конкретного мероприятия (плана, перечня мероприятий), реализуемого непосредственными исполнителями.
218. Контроль исполнения правовых актов губернатора области, администрации области осуществляет отдел контроля.
Контроль за исполнением правовых актов курирующих заместителей губернатора области осуществляют указанные руководители и их помощники.
219. Ответственным исполнителем правового акта является руководитель исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, осуществлявший подготовку акта, и курирующие заместители губернатора области.
220. Непосредственным исполнителем правового акта (его контрольных пунктов) является руководитель исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, курирующие заместители губернатора области (в том числе руководитель Аппарата), в адрес которого дано поручение.
221. Информирование ответственных и непосредственных исполнителей о правовых актах, поставленных на контроль, осуществляется автоматически в СЭД в момент постановки на контроль поручения.
222. При наличии в правовых актах формулировки "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль за его выполнением осуществляется ответственным исполнителем, осуществлявшим подготовку акта.
В этом случае ответственный исполнитель готовит сводную информацию о состоянии выполнения правового акта и представляет ее в отдел контроля.
223. Отдел контроля еженедельно информирует ответственных исполнителей о сроках представления информации о выполнении правовых актов посредством файлообменного ресурса администрации области.
224. В случае если срок действия правового акта составляет год и более, ответственный исполнитель информирует губернатора области о ходе выполнения правового акта 2 раза в год (по состоянию на 1 июля и на 1 января) не позднее чем через 10 календарных дней после истечения контрольного срока и в течение 15 календарных дней после истечения срока действия правового акта.
225. Информация о ходе выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленная в соответствии с приложением № 28 к настоящей Инструкции, представляется в отдел контроля ответственным исполнителем.
226. В отделе контроля формируется контрольное дело, в которое подшиваются все материалы о ходе исполнения документа.
227. За 3 рабочих дня до истечения контрольного срока представления информации ответственный исполнитель направляет в отдел контроля информацию о продлении срока выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленную в соответствии с приложением № 29 к настоящей Инструкции, или информацию о снятии с контроля постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленную в соответствии с приложением № 30 к настоящей Инструкции.
В заключительной части информации о снятии с контроля правового акта должно содержаться одно из следующих обоснованных предложений:
об оставлении правового акта на контроле ответственного исполнителя, курирующего заместителя губернатора области;
о признании правового акта утратившим силу;
о разработке правового акта взамен снимаемого с контроля;
об исполнении поручения в части, касающейся.
228. При необходимости продления срока исполнения правового акта готовится проект правового акта о внесении соответствующих изменений в первоначальный правовой акт в установленном порядке.
229. Решение о продлении срока выполнения правового акта или снятии его с контроля принимает губернатор области либо по его поручению начальник отдела контроля.
230. В случае нарушения сроков представления информации ответственным исполнителем служебная записка с визой курирующего заместителя губернатора области и указанием объективных причин представляется в отдел контроля.
231. При наличии конкретной календарной даты исполнения правового акта информация о снятии его с контроля должна быть представлена не позднее 10 календарных дней до окончания контрольного срока.
232. Отдел контроля доводит решение о снятии с контроля или продлении сроков до ответственных исполнителей посредством файлообменного ресурса администрации области.
Отдел контроля еженедельно представляет губернатору области информацию о нарушениях сроков исполнения правовых актов.
233. При осуществлении своих функций отдел контроля вправе запрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения поручений, указаний и правовых актов.
Глава 16. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ,
ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
234. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, управляющим делами и подразделениями Аппарата. Исходящие документы исполнительных органов государственной власти Костромской области к отправке не принимаются.
235. Исходящие документы отправляются:
почтовым отделением связи;
фельдъегерской службой;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно;
через систему МЭДО.
Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе корреспонденции и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.
236. Прием (передача) исходящей корреспонденции на отправку в рабочие дни почтовым отделением связи, фельдсвязью, нарочно осуществляется отделом корреспонденции в день регистрации до 14.00 часов. Документы, поступившие на отправку в отдел корреспонденции позже установленного времени, подлежат отправке на следующий рабочий день.
237. Передача факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации области.
238. При приеме исходящих документов на отправку осуществляется проверка правильности их оформления.
Документы на отправку принимаются отделом корреспонденции при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями (на бумажном или цифровом носителе информации). В случае предъявления визового экземпляра документа без приложений на бумажном носителе ответственный исполнитель делает на визовом экземпляре документа отметку "Приложения только в адрес" и в обязательном порядке размещает электронный образ приложений в СЭД независимо от количества листов (за исключением приложений, хранящихся и подлежащих сдаче в архив согласно номенклатуре дел подразделений Аппарата).
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
При приеме исходящих документов на отправку фиксируется время их сдачи. Должностное лицо, сдающее данные документы, подтверждает время личной подписью.
239. В случае если от исполнителя поступает на отправку более 4 писем или телеграмм, ответственный за делопроизводство в подразделении Аппарата сотрудник готовит реестр на отправляемую корреспонденцию в двух экземплярах.
240. Обработка отправляемых через почтовое отделение документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя на франкировальной машине;
передачу в отделение почтовой связи.
241. Несколько исходящих документов, отправляемых одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
242. Исходящие документы в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, администраций субъектов Российской Федерации, требующие срочной отправки, передаются в отдел корреспонденции для отправки фельдъегерской связью в рабочие дни до 14 часов 30 минут. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
243. Выдача документов на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
244. Проекты писем оформляются на номерных типографских бланках установленного образца.
245. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются в соответствии с Правилами оформления служебных телеграмм, изложенными в приложении № 31 к настоящей Инструкции, и подписываются губернатором области.
Телеграммы обычной категории подписываются курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата.
246. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, а также документы, на основании которых они подготовлены.
247. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородным кодом шрифтом № 14 Times New Roman.
248. Регистрация исходящих документов (только на бланках) производится отделом корреспонденции при наличии созданного исполнителем в СЭД в базе "Исходящие документы" проекта регистрационной карточки исходящего письма с прикрепленным к ней сканированным электронным образом документа.
249. Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
наименование организации - получателя документа;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия руководителя или подразделение Аппарата - составителя документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
250. Регистрационный номер исходящих документов за подписью курирующих заместителей губернатора области включает в себя:
буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
индекс приемной руководителя, подписавшего документ.
Регистрационные номера за подписью руководителей подразделений Аппарата присваиваются в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения.
251. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
252. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается.
При подготовке проекта писем нескольким адресатам исполнитель готовит документ в количестве по числу адресатов и общий визовый экземпляр с приложением списка рассылки.
253. В качестве адресатов могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование адресата располагается в правом верхнем углу документа и выравнивается по левому краю. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:
Министру здравоохранения
Российской Федерации
В.И.СКВОРЦОВОЙ
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент информатизации
и научно-технического
обеспечения
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, после написания адресата, например:
Заместителю Министра
транспорта
Российской Федерации
В.М.ОКУЛОВУ
Рождественская ул., д. 1, стр. 1,
г. Москва, 109012
При адресовании письма физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ОБРАЗЦОВУ О.П.
Советская ул., д. 35, кв. 12,
г. Кострома, 156000
254. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, оформляются на цветных номерных бланках высшего должностного лица и подписываются губернатором области.
255. Проекты исходящих писем представляются на подпись губернатору области непосредственно курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата.
256. В случае временного отсутствия губернатора области (длительная командировка, отпуск, болезнь) исходящие документы оформляются на цветных бланках "Администрация Костромской области" или в форме телеграммы обычной категории и подписываются первым заместителем губернатора области, временно исполняющим обязанности губернатора области с приложением заверенной копии распоряжения губернатора области о его командировке или отпуске и копии постановления Костромской областной Думы о подтверждении права исполнения в отсутствие губернатора области его обязанностей. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается полностью.
257. Исходящие письма, адресованные заместителям руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, оформляются на бланках "Администрация Костромской области" или телеграммах обычной категории и подписываются курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата.
258. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок располагается под угловым штампом.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.
259. Объем исходящих писем, как правило, не должен превышать 1,5 страницы печатного текста.
260. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
261. В телеграммах указываются все реквизиты, предусмотренные для этого вида документов.
262. Исходящие письма и телеграммы, указанные в пункте 254 настоящей Инструкции, а также адресованные заместителям руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации и подписанные курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, предназначенные для отправки по почте или через телеграф, в целях ускорения их доставки адресату могут быть отправлены через сектор специальной документальной связи администрации области (далее - сектор спецсвязи) (кроме объемных, более 10 листов, формата А4 писем информационного характера).
Решение о направлении этих писем и телеграмм адресатам через сектор спецсвязи принимают должностные лица, подписавшие документы, или руководитель Аппарата путем наложения на подписанном документе визы "Передать через ССДС. Подпись. Дата".
263. Для исходящих писем и телеграмм, не требующих рассмотрения и ответа, а также поздравительных телеграмм, подлежащих передаче через сектор спецсвязи, данная виза проставляется на служебном бланке поручения.
264. Исполнители документов могут получить дополнительную консультацию о порядке оформления данных документов у работников сектора спецсвязи.
265. Проект приветственного адреса за подписью губернатора области визируется курирующим заместителем и помощником губернатора области.
266. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции (отправка фельдсвязью), разносной книге (отправка нарочно сотрудником отдела корреспонденции), журнале регистрации почтовых отправлений (отправка через почтовое отделение).
В случае отправки документа самостоятельно исполнитель делает соответствующую отметку на визовом экземпляре документа.
267. Служебные телеграммы отправляются по реестру отправки телеграмм, оформленному в соответствии с Правилами оформления служебных телеграмм, изложенными в приложении № 31 к настоящей Инструкции.
Глава 17. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ЧЕРЕЗ СИСТЕМУ МЭДО
268. Регистрация и отправка исходящих писем через систему МЭДО (кроме инициативных исходящих писем; исключительно на бланках) производится отделом корреспонденции при наличии созданного исполнителем, назначенным ответственным за работу с корреспонденцией в СЭД (далее по тексту главы - ответственный исполнитель), в СЭД в базе "Исходящие документы" проекта регистрационной карточки исходящего документа без прикрепления к ней сканированного электронного образа документа (все сканированные образы хранятся в базе входящих документов в ходе исполнения резолюции) и нарочной доставки оригинала подписанного исходящего письма в отдел корреспонденции.
Ответственность за идентичность окончательной версии проекта исходящего документа, встроенной в СЭД, подлинному варианту на бумажном носителе несет ответственный исполнитель.
269. Основными реквизитами при регистрации через систему МЭДО исходящих документов являются:
наименование организации - получателя документа, соответствующее его электронному адресу в системе МЭДО;
наименование вида документа;
дата;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия руководителя или подразделение Аппарата - составителя документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными (в т.ч. связи с документами, особые отметки).
270. Регистрационный номер исходящих документов за подписью курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата включает в себя:
буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
индекс приемной руководителя, подписавшего документ.
271. Исходящие документы направляются через систему МЭДО при наличии:
подписанного экземпляра исходящего письма на бланке;
приложений в бумажном или электронном (в случае большого объема) виде (при упоминании в тексте документа).
272. Отправка по системе МЭДО происходит после регистрации и прикрепления электронного образа.
273. При получении ответственным исполнителем уведомления о принятии письма адресатом на регистрацию дублирование отправки в бумажном варианте не требуется.
274. Контроль по проверке и отслеживанию уведомлений, а также уточнение необходимости направления бумажного варианта осуществляет ответственный исполнитель.
275. Ответственный исполнитель при получении уведомления об отказе в регистрации документа в электронном виде в системе МЭДО принимает меры по устранению причины отказа в регистрации и в случае необходимости повторно инициирует действия по направлению такого документа адресату.
276. При получении повторного уведомления об отказе в регистрации документа либо неполучении уведомления в регистрации документа документ дублируется ответственным исполнителем в бумажном виде для отправления фельдъегерской службой или почтой, в том числе электронной.
277. Подписанный бумажный вариант исходящего письма хранится в отделе корреспонденции.
Глава 18. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
278. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей главе.
279. Передача сотрудниками подразделений Аппарата документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя Аппарата.
280. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения Аппарата или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
281. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляются отделом корреспонденции.
Регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа по вопросам деятельности отдела по мобилизационной работе и защите государственной тайны администрации области, осуществляется указанным отделом.
Передача таких документов сотрудникам подразделений Аппарата осуществляется под расписку.
282. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом по мобилизационной работе и защите государственной тайны администрации области или отделом корреспонденции. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Аппарата, подготовившего документ.
283. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
284. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Аппарата по акту, копия которого направляется в архив администрации области. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
285. Ознакомление сотрудников Аппарата с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве администрации области, осуществляется с согласия начальника управления делопроизводства либо руководителей подразделений Аппарата, подготовивших документы и (или) сформировавших дело. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам Аппарата под расписку во временное пользование на срок не более 10 календарных дней.
286. Рассылка актов губернатора области с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется:
курирующему заместителю губернатора области, являющемуся ответственным исполнителем согласно резолюции к документу, - управлением делопроизводства;
исполнительным органам государственной власти Костромской области и подразделениям Аппарата - по личному указанию курирующего заместителя губернатора области, являющегося ответственным исполнителем согласно резолюции к документу, руководителя Аппарата области через их приемные;
сторонним организациям - приемными курирующих заместителей губернатора области исключительно по указанию (с разрешения) руководителя Аппарата.
287. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ответственный исполнитель проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю Аппарата.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем Аппарата и передаются на архивное хранение.
288. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
289. За разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники Аппарата привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Глава 19. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ
И ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЛАНОВ
290. Администрация области осуществляет свою работу на плановой основе. На основании предложений исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата организационным отделом разрабатываются проекты перспективных планов работы администрации области (годового, квартальных) (далее - перспективные планы), календарных планов основных мероприятий, организуемых руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области или проводимых при их участии (далее - календарный план на месяц) и плана мероприятий, проводимых губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, исполнительными органами государственной власти Костромской области или при их участии (далее - календарный план на неделю).
Мероприятия, направленные на выполнение функциональных обязанностей и решение ведомственных вопросов, в перспективные и календарные планы не включаются.
291. Предложения для включения в перспективные планы на год и на квартал включают в себя:
1) вопросы, вносимые на заседания Коллегии;
2) вопросы, вносимые на заседания администрации Костромской области (законопроекты, проекты постановлений, распоряжений администрации области и иные вопросы, вносимые на заседание администрации области);
3) основные организационные и другие мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Костромской области, подразделениями Аппарата, государственными органами, внебюджетными фондами, государственными предприятиями и учреждениями, иными организациями (далее - организаторы мероприятия).
292. Проекты перспективных планов формируются на основании сводов предложений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, организаторов мероприятий, представляемых в организационный отдел помощниками курирующих заместителей губернатора области в соответствии с разделом II Регламента администрации области и приложением № 32 к настоящей Инструкции.
Предложения в перспективный план представляются на бумажном и электронном носителях информации за подписью курирующих заместителей губернатора области, руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области, курируемых губернатором области, не позднее чем за 30 календарных дней до начала планируемого периода.
293. Перспективный план утверждается распоряжением губернатора области.
294. Календарный план на месяц включает в себя следующие разделы:
1) мероприятия, проводимые губернатором области;
2) мероприятия, проводимые курирующими заместителями губернатора области;
3) мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Костромской области, подразделениями Аппарата;
4) международные и межрегиональные мероприятия (для сведения);
5) мероприятия, проводимые Костромской областной Думой.
Календарный план на месяц оформляется в соответствии с приложением № 33 к настоящей Инструкции.
295. В предложениях в календарный план на месяц указываются точные, без сокращений наименования организаторов мероприятий; должности, фамилии и инициалы лиц, ответственных за проведение мероприятий.
296. Предложения, утвержденные курирующими заместителями губернатора области за подписью их помощников, исполнительных органов власти Костромской области, курируемых губернатором области, за подписью их руководителей представляются в организационный отдел на бумажном и электронном носителях информации не позднее чем за 7 календарных дней до начала планируемого периода (23-24 числа текущего месяца).
297. Предложения по участию губернатора области в мероприятиях, проводимых в соответствующий период, оформляются в соответствии с приложением № 34 к настоящей Инструкции и направляются руководителю Аппарата.
298. Проект календарного плана на месяц подписывается начальником управления делопроизводства, визируется руководителем Аппарата и не позднее чем за 3 календарных дня до начала планируемого периода представляется на утверждение губернатору области.
299. Электронная версия календарного плана на месяц размещается управлением информатизации и связи администрации области на портале государственных органов Костромской области.
300. Календарный план на неделю включает в себя только основные, имеющие значимый социально-экономический и политический характер мероприятия, проводимые губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, организаторами мероприятий или при их участии.
Календарный план на неделю оформляется в соответствии с приложением № 35 к настоящей Инструкции.
301. Во всех разделах календарного плана на неделю не допускаются сокращения слов, наименований и т.д., специальная лексика; указываются точные должности, фамилии и инициалы исполнителей. Наименования мероприятий формулируются четко и кратко в соответствии с текстовыми нормами официально-делового стиля. В названии совещаний наименование вопроса начинается с предлога "О" или "Об".
302. Согласованные курирующими заместителями губернатора области предложения в календарный план на неделю представляются в организационный отдел за подписью их помощников.
Исполнительные органы государственной власти Костромской области, курируемые губернатором области, представляют предложения в календарный план работы на неделю за подписью руководителей.
303. Предложения в календарный план на неделю представляются на бумажном и электронном носителях информации до 18.00 часов среды недели, предшествующей планируемому периоду.
304. Календарный план на неделю размещается в файлообменном ресурсе администрации области: // FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/ План работы администрации на неделю/.
Глава 20. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
305. Номенклатура дел администрации области представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Аппарата, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
306. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
307. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Костромской области, Регламентом администрации области, положениями о подразделениях Аппарата, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел составляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности.
308. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности подразделений Аппарата.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного календарного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
309. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов.
310. Заголовки дела, указанные в номенклатуре, в процессе формирования дел могут уточняться.
311. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например: "Документы о проведении межотраслевых тематических семинаров (планы, списки, доклады)".
312. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Например: "Протоколы заседаний администрации Костромской области".
313. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.
314. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
315. Каждый заголовок дела, внесенный в номенклатуру, имеет индекс дела (графа 1). Индекс состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения подразделения Аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения Аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения Аппарата, 05 - порядковый номер по номенклатуре.
316. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
317. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
318. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с ОГКУ "Государственный архив Костромской области" срок хранения.
319. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, используемых при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах и т.д.
320. Номенклатуры дел подразделений Аппарата на следующий год составляется до 15 ноября текущего года ответственными за делопроизводство сотрудниками подразделений Аппарата в соответствии с приложением № 36 к настоящей Инструкции и после согласования с управлением делопроизводства подписывается руководителем подразделения Аппарата.
321. Номенклатура дел администрации области (далее - сводная номенклатура) на предстоящий календарный год составляется управлением делопроизводства согласно номенклатуре дел в соответствии с приложением № 37 к настоящей Инструкции на основании номенклатур дел подразделений Аппарата, подписанных руководителями этих подразделений.
Названиями разделов сводной номенклатуры являются названия подразделений Аппарата, расположенные в соответствии с утвержденной структурой.
322. Сводная номенклатура подписывается начальником управления делопроизводства и вносится на рассмотрение экспертной комиссии администрации области и после одобрения направляется на согласование экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области (далее - ЭПК), после чего утверждается губернатором области.
323. Сводная номенклатура согласовывается с ЭПК не реже чем 1 раз в 5 лет.
Согласованная с ЭПК сводная номенклатура ежегодно уточняется, перепечатывается, утверждается губернатором области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае радикального изменения функций, структуры администрации области сводная номенклатура вновь проходит процедуру согласования и утверждения.
324. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры является документом постоянного хранения.
После утверждения сводной номенклатуры подразделения Аппарата получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
325. Сводная номенклатура тиражируется в четырех экземплярах. При этом первый экземпляр хранится в управлении делопроизводства, второй - используется управлением делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в ОГКУ "Государственный архив Костромской области", источником комплектования которого является администрация области.
326. Вновь созданное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения Аппарата и представляет ее в управление делопроизводства.
327. В течение года в администрации области могут возникать новые документированные участки работ, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце сводной номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
328. Из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная комиссия, состав которой утверждается постановлением администрации области.
Комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов подразделений Аппарата, законченных делопроизводством архивных документов практического значения или исторической ценности.
Председателем экспертной комиссии является начальник управления делопроизводства.
Функции экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии, утверждаемым постановлением администрации области.
329. Законченные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в подразделениях Аппарата.
Документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
330. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
2) документы в дело помещаются в строгом соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
3) в дело включается по одному экземпляру документов;
4) в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) приложения присоединяются к основным документам независимо от даты их составления или утверждения;
6) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы с необходимым набором реквизитов и отметкой об исполнении. На документе исполнителем проставляются отметка "В дело", дата, подпись исполнителя и подпись руководителя подразделения Аппарата. Недооформленные и неисполненные документы возвращаются исполнителям на доработку;
7) документы располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
8) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, за исключением черновиков особо ценных документов;
9) документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;
10) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;
11) если дело состоит из нескольких томов, то каждый том оформляется и нумеруется как самостоятельное дело.
331. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов.
Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
332. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела. При возобновлении дела по истечении года документы подшиваются в дело текущего года с обязательными взаимными ссылками.
333. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и вопросы по ним решены одним правовым актом губернатора области или администрации области, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
334. В случае издания правовых актов губернатора области или администрации области во исполнение или изменение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года, при этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
335. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов губернатора области, администрации области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если дело на акт не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании "В дело" этих документов на них делается соответствующая запись.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
336. Не допускается включение в дело документов по актам губернатора области, администрации области, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий документов, а также документов, подлежащих возврату.
337. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного срока хранения составляется внутренняя опись документов дела (далее - внутренняя опись) согласно приложению № 38 к настоящей Инструкции.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве включенных в нее документов и листов внутренней описи.
338. Для дел временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.
339. На лицевой стороне последнего листа дела, подготовленного для передачи на архивное хранение, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения Аппарата.
340. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
341. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем делается отметка в документе.
342. На обложке дела в соответствии с приложением № 39 к настоящей Инструкции помещаются следующие реквизиты: наименование ("администрация Костромской области") и подразделение Аппарата (например: "управление делопроизводства и организационной работы"), индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, дата дела (начало и окончание), срок хранения дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела на обложке переносится из утвержденной номенклатуры дел администрации области.
343. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты внутренних документов, зарегистрированных в подразделении Аппарата, дата акта.
Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
При написании начальной и конечной дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
344. По окончании календарного года сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении Аппарата, в соответствии с записями в журнале регистрации дел формируется опись дел постоянного (временного) срока хранения, которая распечатывается в трех экземплярах.
В опись дел постоянного (временного) срока хранения согласно приложению № 40 к настоящей Инструкции включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров.
345. Личные дела систематизируются в описи в алфавитном порядке государственных гражданских служащих.
346. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
систематизация дел в описи подразделения Аппарата должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту;
графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
347. Опись дел подразделения Аппарата подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство, с указанием его должности и утверждается руководителем подразделения Аппарата.
348. Документы временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении Аппарата, а затем уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в соответствии с приложением № 41 к настоящей Инструкции, который согласовывается с управлением делопроизводства и утверждается руководителем подразделения Аппарата. К акту прилагаются перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения.
349. Документы временного срока хранения (со сроками хранения 5 лет и менее, без отметки ЭПК), отобранные для уничтожения, включаются в акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и представляются на рассмотрение экспертной комиссии.
Документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если срок их хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Так, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2013 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 года.
Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после подготовки сводных описей дел постоянного срока хранения за этот же период.
350. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, со сроками хранения "5 лет ЭПК" рассматриваются ЭПК одновременно с описями дел, оставленных на хранение.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляются согласно приложению № 42 к настоящей Инструкции и утверждаются руководителем Аппарата после утверждения ЭПК сводных описей дел постоянного срока хранения и описей дел по личному составу.
351. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенном для них месте. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Утвержденные к уничтожению документы в упакованном виде сдаются на переработку или сжигаются. Уничтожение секретных документов осуществляется особым порядком.
352. К акту о выделении дел на уничтожение документов, не подлежащих хранению, прикладывается накладная о сдаче документов на переработку или делается отметка о том, что документы сожжены.
353. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного срока хранения с отметкой ЭПК передаются в архив администрации области (далее - архив) по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым начальником управления делопроизводства. Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока в подразделениях Аппарата.
354. Описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, подразделений Аппарата с указанием даты их составления, утвержденные руководителем подразделения Аппарата, подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении Аппарата, и сотрудником протокольного отдела, осуществляющим прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, второй хранится в протокольном отделе, третий - в подразделении Аппарата. Описи дел хранятся 10 лет.
355. Законченные делопроизводством дела ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения Аппарата передаются в архив в отдельных папках с завязками. Сформированные дела должны быть упорядочены, освобождены от файлов, скоб и скрепок.
356. Прием каждого дела ведется сотрудником протокольного отдела в присутствии сотрудника подразделения Аппарата. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, даты приема-передачи и ставятся подписи сотрудников, передающего и принимающего дела.
357. В случае ликвидации подразделения Аппарата руководитель подразделения Аппарата в течение двух месяцев организует передачу в архив всех сформированных документов и дел, независимо от сроков их хранения.
358. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются сотрудником протокольного отдела в подразделение Аппарата для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.
359. По указанию руководителя подразделения Аппарата к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы, обнаруженные после передачи дел в архив.
360. Дела, переданные на хранение в архив администрации Костромской области, при необходимости могут быть выданы во временное пользование на основании служебной записки руководителя подразделения Аппарата и соответствующего указания начальника управления делопроизводства.
361. Государственные гражданские служащие подразделений Аппарата в целях исполнения своих служебных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами.
362. Архивные дела и документы предоставляются сотрудником протокольного отдела сотрудникам Аппарата для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачи документов.
Архивные дела подразделений Аппарата предоставляются сотрудникам Аппарата, из которых переданы документы на архивное хранение.
363. Служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
364. Изъятие документов из дел, передача сотрудникам Аппарата архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя Аппарата с обязательным вложением в дело точной заверенной копии изъятого документа, внесением сведений в лист-заверитель и составлением акта о причинах изъятия подлинника.
365. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Подлинники правовых актов, протоколов заседаний администрации области, договоров и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
Ознакомление сотрудников Аппарата с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями главы 18 настоящей Инструкции.
366. Если копии находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.
Глава 21. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
367. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно протокольным отделом, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях Аппарата. Необходимость копирования служебных документов определяют руководители подразделений Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ на копировально-множительные работы, оформленный в соответствии с приложением № 43 к настоящей Инструкции, подписанный начальником управления делопроизводства (его заместителем) или начальником протокольного отдела.
368. Служебные документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
Копирование служебных документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются правовые акты.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа.
Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
369. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях Аппарата, разрешается копирование служебных документов небольшого объема и тиража в соответствии с техническими характеристиками копировальных аппаратов. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Аппарата, в котором установлена копировальная техника.
Глава 22. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
370. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям или от организаций и устанавливаются в приемных руководителей подразделений Аппарата.
371. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
372. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе корреспонденции.
Подлинники документов после их передачи направляются в отдел корреспонденции либо возвращаются исполнителю.
373. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения Аппарата.
374. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в подразделениях Аппарата осуществляет лицо, назначенное ответственным за делопроизводство.
На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время ее передачи (приема), наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи скрепляются подписью ответственного лица.
Принятие факсограммы доводится до руководителя подразделения Аппарата и передается с его указания исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
375. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
376. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
377. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя подразделения Аппарата.
Глава 23. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ
И УНИЧТОЖЕНИЕ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
И БЛАНКОВ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГЕРБА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
378. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности губернатора области и подразделений Аппарата, производится по разрешению управляющего делами.
379. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полного герба Костромской области, круглых печатей и штампов, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, необходимых для обеспечения деятельности губернатора области и администрации области, производится по заказу администрации области и осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
380. Администрация области имеет две печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, на которых указан порядковый номер 1 и 2, и одну печать малого размера с воспроизведением герба Костромской области.
381. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе и выдаются под расписку сотрудникам подразделений Аппарата, отвечающим за их использование и сохранность.
382. Гербовые и круглые печати, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, бланков с изображением герба Костромской области, хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
383. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются для заверения подписей должностных лиц, замещающих государственные должности Костромской области, руководителя Аппарата, управляющего делами, заместителя управляющего делами, начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера администрации области, служащего Аппарата, ответственного за оформление трудовых книжек.
Примерный перечень документов, заверяемых печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, представлен в приложении № 44 к настоящей Инструкции. Примерный перечень документов, заверяемых печатью малого размера с воспроизведением герба Костромской области, представлен в приложении № 45 настоящей Инструкции.
384. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации хранятся у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера администрации области и заместителя начальника отдела корреспонденции. Печать малого размера с воспроизведением герба Костромской области хранится у начальника управления государственной службы и кадровой работы администрации области.
385. Подразделения Аппарата могут иметь круглые печати и штампы.
Право иметь круглые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о подразделении Аппарата.
386. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, документах, оформляемых подразделениями Аппарата в пределах своих полномочий.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.
387. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области определяется губернатором области.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области хранятся у руководителя Аппарата.
Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области подписывается управляющим делами.
388. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Аппарата, управляющий делами.
389. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где уничтожаются по акту.
390. В Аппарате используются номерные бланки:
губернатора области (цветной),
администрации области (цветной),
администрации области (черно-белый).
391. Номерные бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
Номерные бланки подлежат учету и используются строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
Служебные письма на номерных бланках высшего должностного лица Костромской области "Губернатор Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются губернатором области без указания должности.
392. Для подготовки писем губернатора области и администрации области используются номерные бланки с угловым расположением реквизитов с цветным или черно-белым воспроизведением изображения полного герба Костромской области.
На номерных бланках с угловым расположением реквизитов с черно-белым воспроизведением изображения полного герба Костромской области готовятся проекты писем в адрес органов и должностных лиц государственной власти (за исключением Костромской областной Думы, главного федерального инспектора аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и территориальных органов федеральных органов государственной власти в Костромской области), организаций, расположенных на территории Костромской области, а также в адрес органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области.
Иные проекты писем готовятся на номерных бланках с угловым расположением реквизитов с цветным воспроизведением изображения полного герба Костромской области.
393. Полный герб Костромской области в цветном варианте помещается на бланках постановлений губернатора области и постановлений администрации области.
394. Средний герб Костромской области в черно-белом варианте помещается на бланках распоряжений губернатора области и администрации области, распоряжениях заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами.
395. Малый герб Костромской области в одноцветном варианте помещается на бланках подразделений Аппарата.
396. Номерные гербовые бланки писем губернатора области и администрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление вышеперечисленных бланков осуществляется через хозяйственный отдел на основании заявки, подписанной управляющим делами.
Не допускается изготовление гербовых бланков с использованием компьютерной и копировально-множительной техники.
397. Номерные гербовые бланки писем выдаются сотрудникам Аппарата, ответственным за делопроизводство, под роспись.
Бланки, испорченные в процессе работы или некачественно отпечатанные в типографии, перечеркиваются по диагонали и хранятся в подразделении Аппарата.
Списание испорченных бланков оформляется актом о списании и уничтожении бланков (далее - акт о списании). Акту о списании присваивается порядковый номер и указывается дата, наименование подразделения Аппарата, период, за который производится списание, и перечисляются списываемые бланки с указанием их номеров, серии и причин списания и уничтожения. Количество подлежащих уничтожению бланков указывается цифрами и прописью.
Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание.
Акты о списании и уничтожении бланков хранятся в делах подразделений Аппарата согласно номенклатуре дел.
398. Гербовые бланки правовых актов губернатора области и администрации области изготавливаются на компьютерной технике в протокольном отделе непосредственно перед подписанием правового акта губернатором области.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
ПРАВИЛА
оформления проектов правовых актов губернатора
Костромской области, администрации Костромской области
1. Проект постановления или распоряжения губернатора области, администрации области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером № 14.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - 2 см. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.
2. Постановление и распоряжение имеют следующие реквизиты:
1) герб Костромской области.
На проектах правовых актов, выносимых на согласование, вместо герба в правом верхнем углу пишется слово "ПРОЕКТ";
2) наименование органа, издавшего документ, - губернатор Костромской области, администрация Костромской области;
3) наименование вида акта - постановление, распоряжение;
4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 1 межстрочным интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом;
5) номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа;
6) место издания отделяется от реквизита "дата, номер" 1 межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом - "г. Кострома";
7) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом "место издания" полужирным жирным шрифтом размером № 14 с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал центрованным способом. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно;
8) текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3. Структуру правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения.
Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания правового акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми правовыми актами по данному вопросу. В тексте правовых актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок.
Например: "В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года № 835 "О первичных учетных документах...".
В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка на соответствующие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный правовой акт, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", администрации области - словами "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:". Слова "ПОСТАНОВЛЯЮ:", "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" располагаются на отдельной строке с красной строки от левого поля. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. При этом постановление губернатора начинается со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ:", постановление администрации области - со слов "Администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:".
Основная (содержательная) часть проектов постановлений (распоряжений) губернатора области, администрации Костромской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Первая строка каждого пункта начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. В конце пункта ставится точка.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Первая строка каждого подпункта начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля со строчной буквы. В конце подпункта ставится точка с запятой.
В отдельных случаях пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
В конце 1 и последующих абзацев 1 пункта ставится точка, в конце последнего абзаца 1 пункта - точка с запятой.
В основной (содержательной) части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным правовым актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения.
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны исполнительные органы государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата или должностные лица.
Например: "Директору департамента образования и науки Костромской области", "Департаменту финансов Костромской области".
Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.
Контроль исполнения правового акта возлагается на курирующих заместителей губернатора области.
В заключительных положениях правовых актов указываются: правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядок вступления правового акта в силу.
Порядок и сроки вступления в силу правового акта определяются в соответствии с Уставом Костромской области, Законом Костромской области 11 января 2007 года № 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области".
В проектах нормативных правовых актов рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления их в силу (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты).
Например: "Настоящее постановление вступает в силу с...".
Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.
Например:
"1. Признать утратившими силу:
1) постановление губернатора Костромской области от 11 февраля 2003 года № 45 "О проведении конкурсов";
2) постановление губернатора Костромской области от 11 декабря 2003 года № 480 "О внесении изменений в постановление губернатора области от 11.02.2003 № 45".
Если при изменении правового акта его структурные единицы (глава, пункт, подпункт, абзац) или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы признаются утратившими силу, а слова и предложения - исключаются.
Например:
"пункт 1 признать утратившим силу";
"абзац второй подпункта 4 пункта 3 признать утратившим силу";
"в пункте 2 слово "положение" исключить".
Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит из слов "Губернатор области", инициала имени и фамилии губернатора области и печатается в одну строку. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия - у правой границы текстового поля.
Например:
"Губернатор области И.Фамилия"
Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа - в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
4. При подготовке правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу правовые акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый правовой акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу правовых актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично либо об их частичном изменении.
Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, а также если в правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый правовой акт.
Все изменения, вносимые в ранее принятые правовые акты, должны соответствовать структуре основного правового акта, при этом указываются все предыдущие редакции правового акта.
Не допускается, как правило, внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
5. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование правового акта всегда содержит слово "изменение" в соответствующем числе.
Например: "О внесении изменения(ий) в постановление...".
6. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.
Если в правовом акте необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в правовой акт не вносятся, то применяется следующая формулировка:
"По тексту слова "(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)" в соответствующих падежах заменить словами "(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)" в соответствующих падежах.".
7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается структурная единица, подлежащая изменению, потом - характер изменений.
Изменяемые пункты и подпункты обозначаются цифрами, абзацы - словами.
Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
Например:
"Подпункт 1 пункта 2 дополнить предложением следующего содержания: "...."
или
"В абзаце третьем подпункта 1 пункта 2 слова "...." заменить словами "....".
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Например:
"Пункт 1 после слов "...." дополнить словами "....".
В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта, и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
"Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "....".
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
8. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:
"1. Внести в постановление администрации Костромской области от 27 июня 2013 года № 265-а "О проведении конкурсов" следующие изменения:
1) в подпункте 2 пункта 1 слова "...." заменить словами "....";
2) абзац второй подпункта 3 пункта 14 после слов "...." дополнить словами "....";
3) подпункт 3 пункта 12 дополнить абзацем следующего содержания: "....";
4) в абзаце первом пункта 4 слова "...." исключить;
5) предложение второе абзаца первого пункта 5 исключить;
6) пункт 6 изложить в следующей редакции:
"6. ....";
7) абзац первый пункта 7 дополнить предложением следующего содержания:
"....".;
8) в пункте 8:
в подпункте 2 слова "...." заменить словами "....";
абзац второй подпункта 3 признать утратившим силу;
подпункт 4 дополнить словами "....";
дополнить пунктом 9.1 следующего содержания:
"9.1. ....".
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).
9. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа". Например, "цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".
При замене слова и цифр употребляется термин "слова". Например, "слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".
10. В целях сохранения структуры пункта:
1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;
3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера (буквенные обозначения) предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам (буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная с первого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера (буквенные обозначения), следующие за номером (буквенным обозначением) последнего.
При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерация оставшихся пунктов сохраняется.
11. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение полужирным шрифтом или курсивом в тексте, написание аббревиатуры "РФ" вместо слов "Российская Федерация" не допускается.
Допускается использовать только общепринятые сокращения.
Например: "Ф.И.О., М.П.".
12. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.
13. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Дата в заголовке пишется цифровым способом (например, "24.02.2014"), в тексте акта - словесно-цифровым (например, "24 февраля 2014 года").
В тексте числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Например:
"Три км
В 3 км"
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами через три цифры согласно разрядам десятков.
Например:
"65 439; 7 230".
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В многозначных числах точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
14. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги. При наличии приложений в тексте правового акта на них обязательно делается ссылка ("приложение № 1", "согласно приложению", "прилагаемый").
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы и формы документов и др.
Если приложением утверждается (оформляется) образец или форма заявления, отчета и т.п., то в правом верхнем углу начала образца (формы) прописными буквами пишется слово "ОБРАЗЕЦ" или "ФОРМА".
При наличии в тексте приложений подстрочного текста он оформляется в именительном падеже, строчными буквами размером № 11 и выравнивается по центру черты, под которой располагается.
Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
Последнее приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 межстрочных интервалов длиной 2-3 см.
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Например:
"Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
губернатора области
от "___" _____ 20__ г. № ___"
Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без дополнительного выделения (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол-интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта 2 межстрочными интервалами, от текста приложения - 1 межстрочным интервалом.
Основная часть приложения может иметь следующие основные структурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты.
Разделы должны иметь порядковые номера в виде римских цифр, главы - в виде арабских цифр. После цифры ставится точка.
Заголовки печатаются со словом "Раздел", "Глава" соответственно без дополнительного выделения центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки глав могут иметь ненумеруемые подзаголовки.
Разделы, главы и пункты в пределах всего правового акта должны иметь соответствующую сквозную нумерацию. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Абзацы не нумеруются.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки должны быть пронумерованы. Текст таблицы должен быть напечатан размером не менее № 8, через 1 межстрочный интервал и выровнен по ширине столбца.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на второй и последующих страницах проставляются только порядковые номера граф.
Листы приложения нумеруются, начиная со 2-го листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля размером № 10. Каждое приложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовым актом приложений, имеющих свои приложения, используется сквозная нумерация для утверждаемого приложения и приложений к нему.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: "* или 1)". Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой длиной в ширину страницы шрифтом № 8. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.
Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде приложения в форме скрытой таблицы, состоящей из 3 граф:
фамилия, имя, отчество;
тире;
наименование должности (звания).
Первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы, далее - заместитель председателя (руководителя) рабочей группы, затем - секретарь рабочей группы. Остальные члены рабочей группы располагаются в алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей и подчиненности.
Знаки препинания после наименования должности не проставляются.
15. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, предусмотренное листом согласования проекта правового акта, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. В данном случае указывается фактическая должность лица, согласовавшего проект правового акта, и его фамилия и инициалы. Исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки.
Визы проставляются на оборотной стороне первого листа подлинника проекта правового акта.
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта правового акта Костромской области
"______________________________________________"
(заголовок проекта правового акта)
Должность, Ф.И.О.
Дата
Подпись
Примечание
Первый заместитель губернатора Костромской области
(Фамилия И.О.)
Статс-секретарь - заместитель губернатора Костромской области
(Фамилия И.О.)
Руководитель аппарата администрации Костромской области
(Фамилия И.О.)
Начальник правового управления администрации Костромской области
(Фамилия И.О.)
Начальник управления делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области (Фамилия И.О.)
Директор департамента здравоохранения Костромской области
(Фамилия И.О.)
Список рассылки документа:
Соответствие бумажного и электронного
вариантов подтверждаю _____________________
(подпись исполнителя)
_________________________________________________
(подпись, должность, фамилия, инициалы сотрудника
исполнительного органа государственной власти
Костромской области, подразделения Аппарата,
разработавшего проект правового акта,
осуществившего юридическую экспертизу
проекта правового акта)
Исполнитель: фамилия, инициалы, телефонный код и номер телефона
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ЛИСТ ДВИЖЕНИЯ
проекта правового акта Костромской области
"___________________________________"
(заголовок проекта правового акта)
Приемная согласовывающего лица
Дата приема проекта на согласование и подписи ответственных исполнителей
Дата визирования проекта правового акта
Дата возврата проекта и подписи ответственных исполнителей
Приемная первого заместителя губернатора Костромской области
(Фамилия И.О.)
Приемная статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области
(Фамилия И.О.)
Приемная руководителя аппарата администрации Костромской области
Правовое управление администрации Костромской области
Управление делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области
Исполнительный орган государственной власти Костромской области - разработчик проекта правового акта
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
ПРОТОКОЛ
СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ ПРИ
______________________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
ПО ВОПРОСУ ___________________________
г. Кострома "___" ______ 20__ года № ____
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
_________________________________
(И.О.Фамилия)
Фамилия И.О. - должность
Фамилия И.О. - должность
1. О полученных замечаниях от департамента экономического развития
Костромской области
__________________________________________________________________________
(Фамилии)
1. Информацию ________________________________________________________
(должность, Фамилии И.О.)
по вопросу ___________________________________________ принять к сведению.
(наименование)
2. Наименование органа государственной власти, организации (в
дательном падеже) в срок до ______ обеспечить (содержание поручения).
Далее текст не приводится.
Должность председательствующего И.О.Фамилия
Фамилия И.О., телефон<*>
--------------------------------
<*> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
Документы, связанные с оценкой регулирующего воздействия
проекта нормативного правового акта Костромской области (ОРВ)
\/ \/
Если ОРВ проводилась, Если ОРВ не проводилась
представляется заключение
уполномоченного органа<**> об ОРВ
\/ \/ \/
в связи с тем, что в связи с тем, что в связи с принятием
проект нормативного проект относится решения уполномоченного
правового акта к проектам нормативных органа<**> о том,
не регулирует правовых актов, что проведение ОРВ
предпринимательскую на которые действие не требуется в связи
и (или) Порядка об ОРВ с отсутствием положений,
инвестиционную не распространяется, регулирующих
деятельность, предпринимательскую
в пояснительной записке и (или) инвестиционную
представляется к проекту НПА деятельность,
заполненный указывается конкретный
контрольный лист подпункт пункта 6 к проекту нормативного
(приложение № 1 Порядка проведения правового акта прилагается
к Порядку ОРВ<*> оригинал решения
проведения ОРВ<*>) (без приложения уполномоченного органа<**>
контрольного листа) (без приложения
контрольного листа)
--------------------------------
<*> - Положение о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области, утвержденное постановлением № 265-а.
<**> - Уполномоченный исполнительный орган государственной власти Костромской области по оценке регулирующего воздействия.
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
Документы, связанные с общественным
обсуждением проекта нормативного
правового акта Костромской области
\/ \/
По итогам общественного Если общественное обсуждение
обсуждения не проводилось,
прилагаются сведения в пояснительной записке к проекту
о результатах проведения нормативного правового акта указывается
общественного обсуждения конкретный пункт части 2 статьи 13.1
проекта нормативного правового Закона Костромской области от 11 января
акта Костромской области 2007 года № 106-4-ЗКО "О нормативных
на бланке исполнительного правовых актах Костромской области",
органа государственной власти на основании которого проект
Костромской области нормативного правового акта Костромской
(структурного подразделения области на общественное обсуждение
Аппарата) не выносится
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
На бланке
исполнительного органа
государственной власти
Костромской области
(подразделения Аппарата)
СВЕДЕНИЯ
о результатах рассмотрения замечаний и предложений,
поступивших в ходе общественного обсуждения проекта
нормативного правового акта Костромской области
"__________________________________"
(наименование проекта НПА)
В соответствии со статьей 13.1 Закона Костромской области от 11
января 2007 года № 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской
области" проект постановления губернатора (администрации) Костромской
области "________________________________________________________________"
(наименование проекта НПА)
прошел процедуру общественного обсуждения.
Начало общественного обсуждения - ____ ___________ 20__ года
Окончание общественного обсуждения - ____ __________ 20__ года
Срок общественного обсуждения - ____ дней.
В ходе общественного обсуждения _____________________________________.
(информация о результатах)
______________________________ ___________________
(должность руководителя) (И.О.Фамилия)
"____" ___________ 20__ г.
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области
ПРАВИЛА
оформления служебных документов
1. Служебная корреспонденция, подготовленная в администрации области, печатается на бланках установленной формы.
2. Документы, подготавливаемые в администрации области, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman.
Служебные письма печатаются шрифтом размера № 14 через 1 межстрочный интервал (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал), таблицы - шрифтом размерами № 12 или 13 через 1-1,5 интервала.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены (расположение нескольких слов, подписи, отдельных строк или столбцов таблицы на следующей странице и т.п.).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Каждый напечатанный лист документа должен иметь поля не менее:
левое - 2,5 см;
правое - 1 см;
нижнее - 2 см.
Верхнее поле документа в случае использования бланка устанавливается границами бланка "Губернатор Костромской области" или "Администрация Костромской области".
При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см.
3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
4. Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты:
1) наименование органа
"Администрация Костромской области";
2) наименование должности
Приводится на бланках должностных лиц, имеющих право пользования должностным бланком;
3) наименование структурного подразделения;
4) почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номер телефакса отправителя;
5) гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется 1,5 межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему;
6) дата
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Оформляется словесно-цифровым или цифровым способом
Например: "14 января 2014 года" или "14.01.2014";
7) индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
В письмах-ответах проставляется номер, за которым зарегистрирован документ, на который дается ответ;
8) ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ
При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма, на которое дается ответ.
Например: "На № 15-602 от 15.02.2014";
9) адресат
Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".
Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента может располагаться, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.
В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
"Его Превосходительству
господину И.Фамилия,
Чрезвычайному и Полномочному Послу
__________________________________
(официальное название страны)"
В состав реквизита "Адресат" могут быть включены также наименование организации (фирмы), название города и страны;
10) заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм и извещений.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Если после заголовка идет ссылка на номер, то последняя строка заголовка подчеркивается.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;
11) текст документа
